Ringkasan Modul 2
JENIS DOKUMEN DAN
PELESTARIANNYA
Purwono (2009) Buku Materi
Pokok: Dasar-dasar Dokumentasi.
Jakarta: Universitas
Terbuka. Modul 2.
Dokumen
merupakan hasil rekaman yang berisi informasi. Dalam pengertian sehari-hari
dokumen diartikan sebagai secarik kertas yang berisi tulisan atau grafis
lainnya. Di PusDokInfo, dokumen diartikan sebagai media yang memuat atau berisi
informasi dalam berbagai format. (Buku, manuskrip, videotapes, dan file-file
dianggap dokumen).
I. Dokumen
Nontekstual, Tekstual, Grey Literatyre, dan Pengawasan Bibliografi
A. Jenis Dokumen
Manusia
menggunakan berbagai media untuk merekam hasil karya mereka yang sesuai dengan
pengetahuan dan teknologi pada jamannya, misalnya: tanah liat, papyrus, kulit
kayu, daun tul atau lontar, kayu, gading, tulang, batu, logam, kulit binatang,
pergamen (parchment = kertas perkamen), vellum (naskah yang ditulis pada kulit
binatang), leather (kulit binatang, kertas, papan, film, pita magnetik, disket,
video disk. Dari aspek keterbacaan: dokumen nontekstual atau korporil (disimpan
di musem-museum), dan dokumen literer (disimpan di PusDokInfo).
1. Dokumen Menurut Ketajaman
Analisis
· Dokumen Primer, dokumen yang
disiapkan oleh pengarangnya, berisi mengenai penelitian yang dilakukan endiri (misalnya:
artikel majalah ilmiah/jurnal, laporan penelitian, paten, disertasi, makalah
lokakarya, dan kartu informasi.
· Dokumen Sekunder, dokumen
yang berisi informasi mengenai dokumen primer (dokumen yang mengacu ke dokumen
primer, karena isinya merupakan deskripsi dan informasi tentang dokumen primer
(misalnya: bibliografi, katalog, majalah indeks, majalah abstrak dan daftar
isi).
· Dokumen Tesier, dokumen yang
berisi informasi mengenai dokumen sekunder (dokumen yang mengumpulkan,
menyarikan dan memindahkan informasi yang semula ada pada dokumen sekunder dan
terkadang dokumen primer yang kemudian diolah sesuai dengan kepentingan pemakai
atau pembaca (misalnya: buku ajar, direktori serta panduan literature
bibliografi dari bibliografi).
2. Dokumen Grey Literature
Grey Literature
= literatur kelabu = unconventional literature = non conventional literature =
literatur nonkomersial, jenis dokumen yang sukar atau tidak mungkin ditemukan
di pasaran bahkan perpustakaan (atau perpustakaan tidak semua memiliki),
misalnya: prosiding seminar, laporan penelitian, disertasi, naskah-naskah
kerjasama, kertas kerja pertemuan ilmiah/seminar, terbitan peerintah. Hal ini
dikarenakan jumlah cetakan/terbitannya sangat terbatas. Untuk bisa mendapatkan
grey literature, perpustakaan harus memiliki hubungan yang baik dengan suatu
lembaga/instansi.
Dewasa ini
telah diupayakan adanya pengawasan bibliografi terhadap Grey Literature oleh
PDII-LIPI, yaitu dengan menerbitkan bibliografi laporan penelitian dan
disertasi (Indeks Penelitian dan Survei, 1950-1977).
B. Bibliografi sebagai Pengawasan Terbitan (Dokumen)
A.M. Lewis
Robinson (1971): bibliografi disusun untuk membantu pemakai dalam menemukan
adanya suatu terbitan atau mengetahui batasan-batasan dalam pengenalan buku
atau dokumen lain yang diperlukannya. Juga, untuk melengkapi data statistik
mengenai kegiatan penerbitan dari kelompok negara atau suatu negara, sedangkan
untuk spesifikasi bibliografi memberikan informasi kegiatan intelektual dalam
suatu cabang ilmu pengetahuan.
Clapp (1955):
Bibliografi
merupakan alat komunikasi informasi yang cepat dan tepat, yang merupakan
gabungan dari catatan terbitan yang pernah dihasilkan oleh masyarakat dalam
berbagai jenis terbitan.
Donald Davinson (1975), bibliografic control:
Pengembangan dan
perawatan suatau sistem pencatatan yang memadai/cukup tentang semua yang
diterbitkan maupun tidak diterbitkan, tercetak atau terekan yang menambah
jumlah pengetahuan dan informasi bagi masyarakat.
Induk dari catatan tertulis dan yang terbit
disajikan untuk tujuan bibliografi
Organisasi
bibliografi adalah suatu penyusunan yang efektif yang dihasilkan dari
penyusunan daftar yang sistematis dari cantatan komunikasi masyarakat yang
disebut bibliografi.
C. Pengawasan Terbitan Secara Nasional
Dari kegiatan
Pengawasan Terbitan Secara Nasional muncul istilah National Bibliographic
Control, dengan kelengkapan:
-
Buku dan phamplet yang terbit untuk dijual
maupun tidak dijual
-
Indeks artikel
-
Peta dan atlas
-
Karya musik
-
Audio visual
-
Disertasi dan karya akademik yang tidak
diterbitkan
-
Terbitan pemerintah daerah
-
Direktori
Dari
masing-masing National Bibliographic Control muncul Universal Bibliographic
Control (UBC), yang merupakan realisasi kerjasama dalam jaringan informasi yang
telah dilaksanakan oleh pustakawan di dunia yang bisa berfungsi sebagai media
pameran buku internasional dan pengawasan terbitan dunia (Dothy Anderson,
1975).
II.
Pelestarian Dokumen
Dokumen, baik
secara fisik maupun informasi yang terkandung di dalamnya, perlu dilestarikan
bersama sebagai suatu rekaman budaya atau sejarah kehidupan bangsa yang menjadi
kebanggaan dan acuan dalam pengembangan bdaya bangsa di masa mendatang.
Pemeliharaan dokumen tidak ditujukan pada dokumen yang sudah tua dan rusak
saja, tetapi juga pada bahan pustaka yang baru.
A. Definisi Pelestarian Dokumen
Konservasi
(conservation) dan preservasi (preservation)
memiliki nilai yang sama untuk istilah
pemeliharaan dokumen.
John M. Enchols dan Hassan Shadily. Kamus Inggris-Indonesia:
Konservasi
berarti: perlindungan, pengawetan.
Preservasi
berarti: pemeliharaan, penjagaan, dan pengawetan.
J.M. Dureau dan D.W.G. Clements. The Principles of the Preservation and
Conservation of Library Materials:
o
Preservasi: mencakup unsur-unsur pengelolaan
keuangan, cara penyimpanan, tenaga, teknik, dan metode untuk melestarikan
informasi dan bentuk fisik dokumen.
o
Konservasi: adalah teknik yang dipakai untuk
melindungi bahan pustaka dan arsip dari kerusakan dan kehancuran.
o
Konservasi dalam perpustakaan adalah perencanaan
program secara sistematis yang dapat dikembangkan untuk menangani koleksi
perpustakaan agar tetap dalam keadaan baik dan siap pakai.
o
Konservasi dalam museum semua kegiatan dalam
usaha melindungi benda-benda budaya untuk keperntingan masa depan.
Prinsip-prinsip konservasi sesuai dengan Code of Ethics and Guideline
for conservation Pratice (1986):
-
Preservation of deterioration: tindakan untuk
melindungi benda budaya termasuk bahan pustaka dengan mengendalikan kondisi
lingkungan, melindungi dari faktor perusak lainnya, termasuk salah penanganan.
-
Preservation: penanganan yang berhubungan
langsung dengan benda. Kerusakan oleh udara lembab, faktor kimiawi, serangga,
mikroorganisme harus dihentikan termasuk untuk mencegah kerusakan lebih lanjut.
-
Consulidation: memperkuat benda yang sudah rapuh
dengan jalan memberi perekat atau bahan penguat.
-
Restoration: memperbaiki koleksi yang telah
rusak dengan jalan menambal, menyambung, memperbaiki jilidan yang rusak dan
mengganti bagian yang hilang bentuknya mendekati keadaan semula.
-
Reproduction: membuat ganda dari benda asli,
termasuk membuat mikrofilm, mikrofis, foto repro, fotokopi.
Wendy Smith dari National Library of Australia:
· Preservation: semua kegiatan
yang bertujuan memperpanjang umur bahan pustaka dan informasi yang ada di dalamnya.
· Conservation: kegiatan yang
meliputi perawatan, pengawetan dan perbaikan bahan pustaka oleh konservator
yang profesional
· Resoration: kegiatan
konservasi yang memperbaiki bahan pustaka yang rusak agar kondisinya seperti
asli.
The American Heritage
Dictionary:
· Conservation: kegiatan
menjaga supaya tidak hilang, rusak atau disia-siakan.
· Preservation: kegiatan
melindungi kerusakan, resiko dan bahaya lainya, menjaga agar tetap utuh dan
menyiapkan sesuatu untuk melindungi dari kehancuran.
B. Tujuan Pelestarian Dokumen
Tujuan pelestarian dirumuskan:
1. Menyelamatkan nilai informasi dokumen
2. Menyelamatkan fisik dokumen
3. Mengatasi kendala keterbatasan ruangan
4. Mempercepat perolehan informasi, dokumen yang didigitalisasi sangat mudah
untuk diakses.
Fungsi pelestarian (Martoatmodjo, 1993):
1. Fungsi melindungi: bahan pustaka dilindungi dari serangan serangga,
manusia, jamur, panas matahari, air.
2. Fungsi pengawetan: dokumen menjaid awet dan lebih lama dipakai.
3. Fungsi Kesehatan: dokumen menjadi bersih sehinga pustakawan dan
pemakai menjadi/tetap sehat.
4. Fungsi pendidikan: perpustakaan dan pustakawan belajar bagaimana
cara memakai dan merawat bahan pustaka dan ruang perpustakaan.
5. Funsi kesabaran: perawatan bahan pustaka perlu kesabaran.
6. Fungsi sosial: perawatan bahan pustaka perlu dikerjakan
bersama-sama.
7. Fungsi ekonomi: bahan pustaka menjadi awet dan keuangan dapat
dihemat.
8. Fungsi keindahan: penataan dokumen menjadi rapi dan keindahan
perpustakaan akan lebih kelihatan.
Unsur-unsur penting dalam pelestarian bahan
pustaka: manajemen, tenaga, laboratorium/ruangan, dana.
C. Faktor-faktor Penyebab Kerusakan Dokumen
Secara umum,
kerusakan bahan pustaka dikarenakan faktor biologi (binatang pengerat,
serangga, jamur), faktor fisika dan kimia, dan faktor alam (sinar matahari,
banjir, gempa bumi, api dan manusia. Tiga
kelompok faktor penyebab kerusakan bahan pustaka:
1.
Karakteristik bahan: bahan mempunyai sifat kimia dan
fisika yang tidak stabil.
2.
Faktor Lingkungan: bahan pustaka mempunyai daya tahan
berbeda terhadap pengaruh lingkungan.
3.
Faktor manusia: merupakan faktor dari luar dalam
penanganan dan penggunaan.
D. Mencegah Kerusakan Dokumen
Pencegahan:
1. Karena faktor lingkungan
§ Menjaga
suhu udara 20-24o C
§ Perlu
perlindungan terhadap sinar matahari langsung, atau dijauhkan dari candela
§ Memasang
AC untuk mengurangi/menghindari pencemaran udara
§ Memeriksa
bahan pustaka secara periodik untuk mencegah kerusakan dari tumbuhan dan
serangga
§ Rak
sebaiknya terbuat dari bahan anti karat dan anti serangga
§ Bahan
pustaka yang kena air perlu segera dikeringkan (hindari penjemuran dengan sinar
matahari)
2. Karena faktor manusia: perlu penyadaran dan penyuluhan tentang
penanganan dan penggunaan bahan pustaka, baik pustakawan dan pengguna.
E. Fumigasi, Deasidifikasi, dan Laminasi
1. Agar bahan pustaka bebas dari penyakit, kuman,
serangga, jamur dan lainnya, maka bahan pustaka perlu diasap dengan bahan kimia
(fumigasi).
2. Perlu
dilakukan penghilangan keasaman yang disebabkan oleh tinta
3. Perlu
pelapisan atau laminasi
F. Perbaikan Dokumen dan Restorasi
Kerusakan kecil
ataupun besar perlu perbaikan dengan: menambal, mengganti sampul menjilid
kembali, pengencangkan penjilidan.
G. Penjilidan
Agar bahan
pustaka tidak lepas dari strukturnya, maka perlu dijilid, yagn memerlukan
kehati-hatian dan ketelitian.
H. Pelestarian Nilai Informasi
Untuk
pelestarian nilai informasi bahan pustaka perlu dilakukan denga alih bentuk
dokumen (ke bentuk mikro atau microfilm). Selain itu dengan teknologi video,
sehingga lebih mudah untuk penyimpanan, pengolahan dan penemuan kembali
misalnya tersipmapn dalam CD-ROM yang mempunyai kelebihan:
1. merupakan penyimpanan informasi berkapasitas tinggi.
2. memudahkan dan mempercepat penelusuran
3. tahan terhadap gangguan elektromagnetik
4. memudahkan pembuatan katalog
5. mempercepat penerbitan
I. Rencana Pembentukan Bagian Pelestarian Untuk PusDokInfo
Bagian
pelestarian bahan pustaka tidak kalah pentingnya dnegan bagian-bagain lain di
perpustakaan. Dengan bagian ini, sewaktu-waktu terjadi kerusakan akan cepat
diperbaiki sehingga dokumen cepat siap di rak.
J. Peran Konservator Dalam pelestarian Dokumen
Konservator
memiliki tanggungjawab dalam memperbaiki fisik dokumen, membantu mengembangkan
kebijaksanaan pelsetarian, dan pengawetan dokumen, serta menentukan standar dan
spesifikasi setiap perbaikan dari segi profesi dan etika. Tugas konservator:
1.
memperbaiki dokumen
2.
mengadakan tes bahan kimia
3.
mengadakan konsultasi kepada yang lebih berpengalaman
4.
mengadakan konsultasi dan penelitian dengan ahli subyek
5.
merencanakan dan mengorganisir perbaikan
6.
mengawasi peralatan dan perlengkapan perbaikan dokumen
7.
memberi saran perbakan dan perawatan
8.
bekerjasama dengan konservator lain
K. Perencanaan Kesiapan Menghadapi Bencana
Perencanaan
diperlukan untuk:
1.
memperkecil resiko kerusakan
2.
mengurangi rasa panik staf
3.
menyediakan strok bahan dan peralatan yang akan
digunakan dalam keadaan darurat
4.
menyusun daftar nama orang dan lembaga yang harus
dihubungi jika dalam keadaan darurat
Perencanaan
kesiapan menghadapi bencana harus dituangkan dalam dokumen, yang berisi:
1.
pedoman ringkas tentang prosedur pencegahan, renspon,
reaksi dan pemulihan
2.
daftar personil yang bisa dihubungi
3.
daftar konsultan dan pemberi jasa
4.
daftar peralatan dan penyuplai
5.
prosedur perolehan bantuan tenaga, dana, tempat dan
peralatan
6.
denah perpustakaan
7.
asuransi dan penjamin