Modul 1 Dasar-Dasar Dokumentasi : KONSEP DAN DEFINISI DOKUMENTASI

Ringkasan Modul 1

KONSEP DAN DEFINISI DOKUMENTASI

Purwono (2009) Buku Materi Pokok: Dasar-dasar Dokumentasi. Jakarta: Universitas Terbuka.

 

I.                  Arti dan sejarah Istilah Dokumentasi

A.   Pengertian Dokumen Dari Berbagai Sumber

Istilah Dokumentasi dari kata document (Belanda), document (Inggris), documentum (Latin). Sebagai kata kerja document berarti: menyediakan dokumen, membuktikan dengan menunjukkan adanya dokumen; sebagai kata benda berarti: wahana (wahana = kebenaran, alat pengangkut, angkutan, alat untuk mencapai tujuan) informasi, data yang terekam atau dimuat dalam wahana tersebut beserta maknanya yang digunakan untuk belajar, kesaksian, penelitian, rekreasi, dan sebaginya.

Dokumen:

Poerwadarminta, W.J.S. Kamus umum Bahasa Indonesia. (2007):

· Sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian).

· Barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos.

Dokumentasi:

· Pemberian atau pengumpulan bukti-bukti dan keterangan (seperti kutipan-kutipan dari surat kabar dan gambar-gambar).

Badudu, Jus. Kamus umum Bahasa Indonesia (1976):

Dokumen:

1. Surat bukti tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti.

2. Barang tertulis yang disimpan yang sewaktu-waktu dapat dilihat kembali bila diperlukan.

Dokumentasi:

Semua tulisan yang dikumpulkan dan disimpan yang dapat digunakan bila diperlukan, juga gambar dan foto. Mendokumentasikan: mengatur dan menyimpan tulisan atau gambar atau foto sebagai dokumen.

Ensiklopedi Umum (1977):

Dokumen adalah surat, akta, piagam, surat resmi dan bahan rekaman lain baik tertulis atau tercetak yang memberi keterangan untuk penyelidikan ilmiah, dalam arti yang luas termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan mengenai sesuatu hal.

Dalam arti yang luas, segala macam benda yang dapat memberikan keterangan, yang sifatnya tidak terbatas hanya tertulis atau tercetak saja.

Pengertian Dokumentasi Dan Dokumen Dari: http://dalamzero1.blogspot.com/2009/03/pengertian-dokumentasi-dan-dokumen.html

Dokumentasi adalah:

1. Semua kegiatan yang berkaitan dengan photo, dan penyimpanan photo.

2. Pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan.

3. Kumpulan bahan atau dokumen yang dapat digunakan sebagai asas bagi sesuatu kejadian, penghasilan sesuatu terbitan.

4. Penyimpanan bahan-bahan deskrepsi tertulis dari program komputer.

5. Ruang lingkup kerja yang meliputi pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi.

6. Penyediaan atau pengumpulan bukti atau keterangan, umumnya berari pencarian, penyelidikan, pengumpulan,, penyusunan, pengawetan, pemakaian, dan penyediaan.

7. Arsip kliping, surat kabar, foto-foto dan bahan referens yang dapat digunakan sewaktu-waktu untuk melengkapi berita atau karangan dalam Pers.

8. Instruction, admonition. (Instruksi, Peringatan)

9. The act or an instance of furnishing or authenticating with documents. (Tindakan atau suatu kejadian memperlengkapi atau membuktikan keaslian dengan dokumen)

10. The provision of ships papers to a ship. (Kelengkapan dokumen pengiriman melalui kapal/pesawat).

11. Surat berharga, surat bukti yang diperlukan bagi sidang pengadilan.

12. Surat yang dimiliki pemerintah, perusahan lain.

13. Pendokumentasian, mendokumenkan, mendokumentasi, system dari dokumen.

14. Sesuatu yang tertulis, tercatat yang dipakai sebagai bukti atau keterangan.

15. Pemberian atau pengumpulan bukti-bukti dsb.

16. Deskripsi tertulis dari program computer.

17. Ruang lingkup kerja yang meliputi pengumpulan, pemilihan, pengolah, dan penyimpanan informasi.

19. Pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penguasaan, pengawetan, penyusunan, pemakain dan penyediaan.

20. Penyimpanan bukti-bukti.

21. Collecting, selecting, procesing, and keeping information in a field of science.

Dokumen adalah:

1. Surat yang tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti keterangan atau rekod.

2. Barang cetakan atau naskah karangan yang dikrim melalui pos.

3. Rekaman suara atau gambar dalam film dan sebagainya yang dapat dijadikan sebagai bukti keterangan.

4. Surat berharga, surat bukti yang diperuntukan bagi sidang pengadilan.

5. Surat berharga lainnya yang dimiliki pemerintah, perusahaan dan lain-lain.

6. (Latin: Dokumentum) umumnya bukti yang tertulis, surat akte, piagam surat resmi dan sebagainya

7. Pengumpulan barang-barang, surat yang mengantarkan barang-barang yang dikirim.

8. Dokumen sebagai kata kerja transitif berarti:

· mengatur, melatih,dan membimbing.

· membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan faktor-faktor, umpamanya melengkapi pengaduan seseorang dengan keteranga-keterangan (fakta-fakta).

9. Naskah karangan yang dikirm lewat pos.

10. Suatu warkat asli yang dipergunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai bahan untuk mendukung suatu keterangan dalam dunia perusahaan di luar negeri.

11. Surat, akte, piagam, surat resmi dan bahan dokumen lain yang tertulis atau yang tercetak yang dapat memberikan keterangan unutk penyelidikan ilmiah, dalam arti yang luas termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan sesuatu hal.

12. Surat-surat perjalanan; akte, membuktikan keterangan kebenaran.

13. Penyimpanan bukti-bukti.

14. Cek, saham, surat, ketetapan.

15. Melengkapi atau melampiri dengan dokumen dan mengkokohkan dengan bukti-bukti.

16. Bersifat dokumenter, berkenaan dengan kejadian-kejadian.

17. Pembuktian-pembuktian dengan dokumen.

18. Naskah-naskah asli yang telah didaftar secara sah menurut ketentuan-ketentuan dalam suatu peraturan.

19. Record.

20. Suatu kegiatan atau pekerjaan aktif.

21. Memuat data mengenai hasil riset buku dan sebagainya yang dipergunakan seorang peneliti sebagai petunjuk untuk memperoleh informasi.

22. Penyediaan dokumen-dokumen dengan pencatatan sumber-sumberinformasi khusus dari suatu karangan atau tulisan, wasiat,buku, undang-undang dan sebagainya.

23. Semua bahan pustaka, baik yang berbentuk tulisan, cetakan, dalam bentuk rekaman lainnya seperti pita suara atau kaset, video tapes, film,slide, micro film, micro fiche, gambar dan photo.

24. Suatu segi material dari sebuah recorded.

25. Pengumpulan, penyusunan, atau pengolahan berbagai macam dokumen mengenai semua hasil aktivitas manusia.

26. Suatu usah aktif bagi suatu badan yang melayani badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumen yang bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi tersebut.

27. Sekumpulan catatan baik dalam berbentuk tulisan maupun cetakan, serta rekaman tentang peristiwa –peristiwa yang terjadi, pengalaman, pendapat-pendapat, penemuan maupun spesifikasi.

28. Sejumlah bahan-bahan bukti yang terekam atau tercetak dan memperlihatkan karakteristik-karakteristik sebagian atau semua sistem manajemen, termasuk di dalamnya seluruh berkas bahan bukti tentang pilihan-pilihan ataupun keputusan-keputusan yang pernah dibuat sebelumnya selam pengkajian suatu sistem pembinaan dan pengembangan sistem informasi mnajemen.

29. Kumpulan bahan bukti baik dalam berbentuk tulian, cetkan, rekaman, maupun gambar-gambar yang dilakukaan secara selektif, sehingga dapat bermanfaat bagi kepentingan masyarakat atau kemanusiaan.

30. Pekerjaan aktif yang berkaitan dengan proses pengumpulan, pengadaan, pemrosesan, pengolahan dokumen-dokumen yang dilakukan secara sistematis dan ilmiah, sehingga berguna bagi para pemakai jasa informasi.

31. Webster’s third new international dictionary:

“the bill of heading and policy of insurance and some times, other papers that evidence or effect the ship meant of goods, their insurance the transfer of title to the consigned and other procedures and that an annexed to a documentary bill of change.”

Di Indonesia ada pengertian dokumentasi korporil dan dokumentasi literer. Dokumentasi korporil menyangkut dokumen yang tidak tercetak atau terekam (dokumen peluru, barang antik, preparat, dsb. Dokumen literer mengacu pada dokumen yang tercetak dan atau terekam, misalnya: buku, majalah, kaset, peta, dan sejenisnya.

Dalam modul Dasar-Dasar Dokumentasi membatasi pada dokumen literer saja.

Peraturan Presiden No. 20 tahun 1961, tentang tugas dokumentasi dan perpustakaan, maka yang dimaksud dengan dokumentasi adalah dokumentasi pustaka atau dokumentasi literer. Tugas dokumentasi adalah menyediakan keterangan-keterangan dalam bentuk dokumen baru tentang pengetahuan dalam arti kata yang luas sebagai hasil kegiatan manusia, dan untuk keperluan itu diperlukan mengumpulkan dan menyusun keterangan-keterangan tersebut.

B.      Dampak Teknologi Komputer Terhadap Pengertian Dokumen

Muncul istilah:

· Hardcopy (salinan dokumen dalam bentuk cetak) dan Softcopy (salinan berupa elektronik).

· Dokumentasi menyimpan deskripsi tertulis sebuah program termasuk nama program, fungsi program, masukan/keluaran yang dibutuhkan, kemungkinan ditulis dalam algoritma, bagaimana struktur datanya.

· Document Per Minute (DPM), jumlah data yang diproses dalam satu menit.

· Document Root, sebuah direktori dalam file system web server yang merupakan pangkat dari file-free untuk semua dokumen yang tersedia.

· Extention, perpanangan, perluasan (nama akhiran berkas digunkaan untuk menandakan isi atau format dari berkas), misalnya: doc, gif, jpg, pdf, ppt, txt, zip.

C. Hubungan Perpustakaan dan Dokumentasi

Awal perkembangannya, perpustakaan tempat menyimpan buku, kemudian meningkat menjadi penyalur informasi dengan menyediakan bibliografi-bibliografi bidang tertentu, menyediakan karya ilmiah, phamplet, laporan teknis, laporan penelitian, dll. Abad ke-20 perpustakaan dituntut memberikan pelayanan yang lebih khusus yang kemudian muncul perustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan perturuan tinggi dan perpustakaan sekolah.

Paul Otlet dan Henri La Fontaine (akhir abad ke-19) memperkenalkan istilah Dokumentasi, dengan ditandai terbitnya bibliografi internasional untuk semua bidang dengan berdasarkan teknik dan strategi pustakawan, namun menggunakan UDC. Mereka juga membuat analisis teliti (analisis mendalam) dari subyek-subyek guna membedakan dari aktivitas pustakawan pada masa tersebut. Aktivitas tersebut mereka namakan dokumentasi pada tahun 1895. Orang yang melakukan dokumentasi disebut dokumentalis. Di AS, istilah dokumentasi diubah menjadi ilmu informasi.

Bagi pustakawan, yang menjadi perhatian utama adalah obyek materinya (buku, majalah, dsb.), sedangkan bagi dokumentalis adalah informasi yang dapat diperoleh dari dokumen buku, artikel, majalah. Namun pendapat tersebut belum sepenuhnya benar. Sekarang yang menjadi unit rujukan (referensi adalah dokumen yang memuat informasi, dan informasi tidak bisa disusun tanpa menyusun dokumen terlebih dahulu. Informasi memerlukan dasar dokumentasi dan melalui dokumen/bahan pustaka informasi disalurkan. Sebelum disalurkan dokumen harus melewati proses pemilihan, pengawasan dan penyimpanan.

Kesimpulan, perbedaan aktivitas perpustakaan dan dokumentasi pada: (1) macam bahan pustaka yang mendapat perharian, (2) cara penggarapan informasi yang terdapat di dalam bahan pustaka/dokumen, (3) macam petugasnya.

II.           Dokumen, Akses, dan Pemanfaatan Informasi

Ilmu informasi lebih independent dan bisa digunakan untuk berbagai lingkungan, sedangkan ilmu perpustakaan terbatasi oleh bentuk lembaga induknya. Dalam dunia perpustakan pengertian informasi lebih dikaitkan kepada penanganan dokumen dan terfokus pada isi, lokasi, anotasi, klasifikasi, dan pengindeksan. Sedangkan dalam ilmu informasi, perhatian terfokus kepada abstraksi dokumen, pemrosesan dokumen elektronik, sosiologi pengetahuan, prinsip-prinsip manajemen informasi, dsb.

A.    Dokumen sebagai Rekamam Memori Manusia

B.     Manusia menuangkan gagasan-gagasan melalui berbagai media mulai yang konvensional sampai ke elektronik.

C.     Rekaman Analog dan Digital

D.   Memori manusia sangat terbatas, oleh karenanya gagasan dalam bentuk dokumen mulai dari yang konvensional (analog = rekaman yang tidak dihubungkan dengan teknologi komputer) dan sampai penerapan teknologi (digital = rekaman yang dihubungkan dengan teknologi komputer).

E.     Wadah Rekaman Memori

F.     Buku merupakan bentuk fisik pertama yang merupakan bukti fisik wadah rekaman memori manusia.

G.    Berkas/Rekaman Analog

H.    Rekaman analog adalah rekaman yang tidak dihubungkan dengan teknologi komputer, misalnya dokumen/berkas konvensional.

I.       Berkas/Rekaman Digital

J.      Awal perkembangannya, dibuat rekaman analog ke dalam komputer. Perkembangan selanjutnya penyimpanan analog ke digital, misalnya buku, film, kaset, VCD, DVD, foto, kertas koran, sehingga dalam bentuk file-file komputer.

Serat Panji Asmara Bangun : Pesanggrahan Tambak Baya

Pesanggrahan Tambak Baya

(03)

Panji terus bersedih hati di taman mengingat penjelmaan Sri. Doyok dan Prasanta berlucu-lucu tidak pada tempatnya diantara mereka sendiri. Saat ini Prasanta bercerita tentang pengalaman isteri Raja Kadiri yang tertua kepada Panji. Panji menganggap pemberitahuan itu sungguh-sungguh dan ingat akan berbagai kemungkinan.

Jalayana raja seberang tiba di pantai Jawa dengan angkatan lautnya. Mereka mendiami Pasanggrahan Tambak Baya. Dalam suatu rapat umum, patih memberitahukan kepada raja, bahwa puteri raja Kadiri bernama Mindaka, sudah dikawinkan dengan sang Panji, tapi perkawinan itu tidak baik jadinya: penganten laki-laki tidak suka pada penganten perempuan. Raja segera menyuruh susun sepucuk surat untuk menyunting penganten perempuan itu. Dua orang raja taklukan membawa surat itu kepada raja Kadiri. Sambil menunggu balasan, sang raja bersenang-senang dalam hutan yang dekat dengan berburu.

Raja Kadiri bersedia menerima tamu, patih menceritakan kepadanya tentang kedatangan Jajalalana. Para utusan yang membawa surat diberitahukan kedatangannya dan diminta masuk. Disusun surat balasan, persiapan-persiapan dilakukan untuk menghadapi perang. Raja kembali kekeraton dan memberitahu tentang maksud Jajalalana. Putrinya sang mempelai ketika ditanya apakah mau kawin dengan Jajalalana, menjawab bahwa ia tidak mau.

Saat ini diceritakan penjelmaan tentang Sri. Ia mempunyai seorang saudara pria bernama Jaka-bodo. Sri menyuruh saudaranya ini ke pasar menjual sebuah Sumping (perhiasan telinga berkembang) seharga 1000 rupiah. Jaka-bodo berangkat ke pasar membawa Sumping, tiap orang yang melihatnya ingin membelinya, tapi harganya terlalu mahal. Orang berkerumun . doyok berlucu-lucu lagi. Panji tertarik perhatiannya dan disuruh panggil orang yang menjual sumping itu. Setelah ia melihat penjual Sumping itu ia merasa terhibur. Dibelinya Sumping itu dan senantiasa ia teringat kepada pembuatnya. Bagaimanakah konon rupanya? Esok paginya Panji bersama Punakawannya (pelayan-pelayannya) pergi ke hutan untuk berburu.

Raja Temon menunggu dengan tak sabar saudaranya pulang, akhirnya ia dating dengan uang, hasil penjualan Sumping. Sementara ia menceritakan kepada Wara Temon, bagaimana terjadinya jual beli, datanglah Gajah-gumanglar hendak memaksakan kemauannya. Tapi kali ini ditolak dengan janji-janji. Temon makin mengharapkan kedatangan Panji.

Esok paginya Nyi Bantrang dan suaminya pergi ke pasar. Panji yang mengembara ke dalam hutan, kehausan, ia pergi ke sebuah desa untuk minum dan dengan demikian tiba di rumah Temon, Temon keluar dengan air dalam Pinggan emas. Panji jatuh pingsan. Temon dipanggil lagi keluar untuk membikin siuman kembali. Hal ini dilakukan dengan sirih yang dimamahnya.

Panji dan Temon masuk bersama-sama. Para Punakawan duduk di pintu. Bantrang dan istrinya kembali dari pasar. Prasanta menenangkan hatinya, katanya sang pangeran sedang di dalam bersama anaknya. Dalam pertemuan Panji dengan Bantrang, Bantarang menceritakan pengalaman-pengalaman Temon. Selanjutnya Bantrang jiga menceritakan tentang Gajah-gumanglar. Panji berjanji akan membinasakannya kalau dia datang lagi. Baru saja Panji habis bicara, muncullah Gajah, berseru dari jauh supaya Temon menyongsongnya. Menyusul perkelahian antara dia dan Panji, dalam perkelahian itu tentu saja Gajah kalah. Gajah mati kena panah.

Saat ini Temon dibawa sang pangeran ke kota. Prasanta disuruh berjalan dahulu untuk memberitahukan, bahwa puteri raja yang hanyut dahulu sudah ditemukan kembali. Suatu rombongan yang besar menjemput sang puteri. Waktu bertemu, Kili-suci memeluk sang puteri. Dimulailah perjalanan panjang ke kota. Kanjeng sinuhun raja mengenali puterinya dan bertanya kepada Bantrang bagaimana jalannya peristiwa. Bantrang bercerita. Untuk memeriksa kebenaran cerita Bantrang. Sri Ratu Rago yang dihukum, dipanggil dan ditanyai. Tapi ia tidak ingat suatu apa, karena waktu ia dalam keadaan pingsan. Saat ini seorang anak kecil berumur 4 tahun disuruh menceritakan kejadian yang sesungguhnya. Anak bayi itu menceritakannya dan semua yang hadir senang. Kemudian anak itu meminta kepada sang raja menghukum isterinya yang jahat, jika tidak maka para dewa akan marah kepada kanjeng sinuhun. Mendengar kata-kata itu raja Kadiri marah kepada isterinya yang kedua, hendak ditikamnya isterinya itu.

Narada tiba-tiba muncul dan menahan raja berbuat demikian, katanya segala itu terjadi karena kemauan para dewa. Pun kelahiran Sekar-taji adalah kemauan para dewa. (Temon setelah dikenali) ikut pula membantu dalam kejadian yang menyedihkan dengan sang puteri. Setelah para Punakawan berlucu-lucu, narada menghilang lagi. Diadakan pesta besar. Kemudian menyusul perang besar yang berakhir dengan kematian Jajalalana. (suatu kejadian yang selalu kita dapati dalam kisah Panji)—akhir naskah Brandes No. 150.

Serat selanjutnya : Buah Perjuangan

Diketik ulang oleh sasadaramk.blogspot.com untuk membagi “Nguri-Uri Budaya”

Serat Pulo Kencana : Jati-pitutur dan Pitutur-Jati

Jati-pitutur dan Pitutur-Jati

(09)

Dari batu yang pecah itu keluar dua orang. Mereka itu membawa kedua anak tersebut kepada raja, yang mengenali pendatang baru itu sebagai penjelmaan kembali Jati-pitutur dan Pitutur-jati. Raja member mereka nama Jurudeh (juga disebut Dojok atau Sadulumur) dan Prasanta. Kini raja menyuruh buatkan Panji sebuah tempat tinggal di Utara pasar besar. Tempat kediamannya ini disebut Kasatriyan. Setelah itu raja mendapat anak lagi, mula-mula seorang putra bernama Panji-anom, Lempung-karas atau Carang-waspa. Kemudian seorang puteri bernama Dewi Kanistren, tapi anak ini pada hari ketujuh setelah lahirnya, diberikan kepada patih Kudana-warsa. Yang bungsupun seorang perempuan, disebut Ragil-kuning atau Onengan. Dari saudaranya pria yang banyak, yang tinggal pada Panji hanya Punta, Kertala, Lempung-karas dan Onengan beserta dua orang pria yang keluar dari batu.

Panji mnegrjakan pertanian. Apabila masa panen disuruhnya panggil semua perempuan Jenggala Manik untuk itu. Semua perempuan dari seluruh kerajaan, tua dan muda, berdatangan untuk mencabut padi, bahkan juga nyonya-nyonya Gambir(an), Gang Pinggir dan Gang Tengah. (Ketiganya nama-nama kampung dari Betawi), dating. Musik gamelan dan lain-lain, permainan hiburan meramaikan pesta panen ini.

Janda yang dulu miskin tapi saat ini sudah menjadi kaya itu, menyuruh kedua anak angkatnya ikut memotong padi, karena ia takut pangeran akan marang bila mereka tidak serta. Tapi anak-anak itu menolah, katanya tidak biasa memotong padi, lagipula janda itu banyak padinya didalam lumbung. Karena keingkarannya anak-anak itu diusir dan merekapun pergi. Tapi baru saja mereka berangkat, semua harta milik janda itupun lenyap. Sri dan Unon kini berjalan ke timur, ke jurusan persawahan Panji. Setelah sampai di sawah, kedua anak gadis itu kaget karena bertemu dengan babi Kamandalu (dalam Manikmaja  : Kala Gumarang dan dalam cerita Sri-sedana : Celeng Damalung). Atas pertanyaan mereka apa mau binatang itu, mereka mendapat jawaban : aku hendak membinasakan sawah Panji. Sri melarang binatang itu melakukan pekerjaan itu, tapi binatang itu tetap berkeras. Akhirnya binatag itu dibunuh oleh Sri dengan Sadak (Daun Sirih yang digulung dengan kapur didalamnya). Darahnya memancar kemana-mana dan itulah asal segala penyakit padi.

Waktu berjalan di pematang sawah, Sri terinjak duri. Ia marah. Ia duduk diatas keranjangnya yang terbalik dan dicobanya mengorek duri itu keluar dari kakinya.

Tiba-tiba sawah Panji berobah dari hutan, binatang liar berlarian kian kemari. Mereka berlari-lari kemana-mana dengan tidak memperdulikan pakaian dan perhiasannya. Senanglah hati penjahat-penjahat Cakrajaya Ang, yang keluar untuk menggarong.

Panji bertanya pada Prasanta, apa sebab kekacauan itu. Prasanta tidak dapat menjawab. Lalu diadakan penyelidikan dan Panji menemukan kedua gadis itu, yang seorang sedang menarik duri dari kakinya. Panji menolong menariknya, dan setelah duri itu keluar, gadis itu membalikkan keranjangnya lagi dan hutan itu berubah kembali lagi menjadi sawah seperti dulu. Panji berniat mengambil gadis itu sebagai istri. Prasanta disuruhnya pulang lebih dulu ke keraton, untuk mengatakan kepada raja. Bahwa Panji akan kembali dengan bakal istrinya.

----Tamat----

 

Diketik ulang oleh sasadaramk.blogspot.com untuk membagi kebudayaan

Serat Pulo Kencana : Kota Singasari

Kota Singasari

(08)

Tidak lama kemudian ia pun pulang ke perkampungannya, Singasari sambil membawa isterinya Puteri Pregi Wangsa. Dia sendiri bernama Parta Kusuma. Saat ini Jati-pitutur dengan jalan sihir menciptakan empat orang patih : Kudana Warsa menjadi patih Jenggala Manik, Jayabadra patih di Kadiri, Jaya Singa patih Urawan dan Jaya Kacemba patih Singasari.

Kili-suci tetap tidak kawin. Tempat kediamannya yaitu di hutan Kapucangan. Keempat raja mengingini pendewati itu supaya tinggal bersma mereka. Jati-pitutur dengan jalan sihir menciptakannya pula menjadi empat dan kini tiap raja mendapatkannya untuk tinggal bersamanya.

Saat ini semua sudah beres, Jati-pitutur dan Pitutur-jati pamitan dengan raja Jenggala Manik. Mereka meramalkan kepada raja, bahwa kanjeng sinuhun akan mendapatkan seorang putera yang berani dan cakap, puteranya itu akan dijaga oleh orang-orang yang keluar dari batu.setelah berkata demikian Jati-pitur dan saudaranya menghilang untuk kembali ke tempat dewa-dewa.

Raja Jenggala Manik sakit raja Singa, penyakit itu baru akan sembuh kalau kanjeng sinuhun akan meniduri seorang perempuan Papua. Permaisuri teringat bahwa ia akan mendapat seorang, yaitu aank seorang raja dari Wandan-kuning dan sebagai seorang tawanan, ia sudah lama hidup tersia-sia.ia tinggal di dapur dan tidak mempunyai pakaian, kecuali yang lekat di badannya. Setelah mandi dan mendapatkan pakaian yang baru, ia pun ditiduri oleh sang raja. Penyakit raja segera sembuh. Tapi seorang perempuan Papua itu mengandung dan melahirkan seorang anak pria yang disebut Brajadenta juga Panji Tohpati atau Prakosa. Jadi ia kini adalah putera raja yang tertua. Setelah itu sang raja masih banyak lagi mendapatkan anak dari selirnya, tapi tidak seorang pun anak perempuan. Tapi ia jatuh sakit lagi, sekali ini penyakitnya itu hanya akan sembuh dengan meniduri seorang perempuan Bali, perempuan itupun mengandung pula. Karena marahnya raja memerintahkan supaya budak itu ditanam hidup-hidup, ia tidak sampai hati menyuruh bunuh dengan keris. Tapi budak perempuan itu tetap hidup di dalam tanah dan melahirkan seorang anak pria yang badannya dituksr oleh para dewa dengan bahan yang kuat.

Sambil membawa ibunya di telapak tanganya, ia keluar dari dalam tanah dan pergi kepada raja, ia diterima oleh raja sebagai puteranya dan disebut Raden Pamade. Putera-putera raja dsebutkan satu persatu.

Saat ini diceritakan tentang dua onang bersaudara, seorang pria, seorang lagi perempuan. Keduanya dikasihi oleh para dewa. Yang perempuan bernama dewi Sri dan yang pria Sedana. Mereka sebenarnya adalah Cri dan Wisnu. Mereka mengembara di dalam hutan, tidak tahu akan pergi kemana. Yang pria jatuh cinta kepada saudaranya. Saudaranya pun berjanji pula seperti itu. Tapi karena  mereka bersaudara, yang perempuan menolak dengan tegas keinginan saudaranya pria dan berjanji baru akan menuruti kemauannya, kalau mereka keduanya sudah dilahirkan kembali untuk kedua kalinya. Yang pria menerima syarat itu dengan senang hati dan menikam dirinya. Mayatnya jatuh cerai berai dalam jurang. Dewi Sri tinggal seorang diri dan ia menangis. Air matanya berobah menjadi seorang perempuan yang jelita, yang beriidri di depannya. Perempuan itu diambil saudara oleh Sri dan diberi nama Unon. Atas permintaan Sri, ia dikemudian hari harus menjelma sebagai Puteri Urawan. Kini keduanya tinggal pada seorang janda miskin bernama Sambega. Sejak kedatangan Sri dan Unon di kediamannya, janda itu menjadi amat kaya.

Kemudian diceritakan tentang Puteri Keling (Isteri pertama Raja Jenggala Manik). Hingga kini ia tidak mempunyai anak, karena itu ia amat berduka cita. Raja menghiburnya, dan tidak lama kemudian mulai Nampak tanda-tanda ia mengandung.

Sedana masuk dalam dirinya. Ia melahirkan seorang putera, yang disebut Panji (Raden Putra, Gagak-pranala, Kudarawisperga) atau Marabangun.

Di sebelah barat Alun-alun ada sebuah batu rata yang besar yang amat keramat tapi juga amat berbahaya. Barangsiapa menyentuhnya mati. Panji mempunyai seorang ibu susu bernama Madu-keliku, tapi ia tidakmau menyusu padanya. Untuk makannya ia hanya menghisap ibu jarinya, karena marahnya, Madu-keliku tatkala tidak ada orang lain, melemparkan anak itu keatas batu tersebut, batu itu terbelah dua, sedang anak itu tidak apa-apa.

Serat selanjutnya : Jati-pitutur dan Pitutur-jati

Diketik ulang oleh sasadaramk.blogspot.com untuk membagi kebudayaan.

Ringkasan Modul 4: PENGINDEKSAN DOKUMEN

Ringkasan Modul 4: PENGINDEKSAN DOKUMEN

Purwono (2009) Buku Materi Pokok: Dasar-dasar Dokumentasi. Jakarta: Universitas Terbuka.

Dokumen perlu dibuatkan sarana temu kembali, yaitu sarana bibliografi (bibliographic device) yang meliputi: bibliografai, katalog perpustakaan, dan indeks.

Kegiatan Belajar 1: Bibliografi dan Bibliografi Internasional

A. BIBLIOGRAFI

Bibliografi (dari bahasa Yunani βιβλιογραφία, bibliographia, secara harfiah “penulisan buku”) :

1.      Sebagai sebuah praktik, adalah buku studi akademis seperti fisik, benda-benda budaya, dalam pengertian ini, juga dikenal sebagai bibliology (dari bahasa Yunani-λογία,-logia) .

2.      Secara keseluruhan, bibliografi tidak peduli dengan isi buku-buku sastra, melainkan lebih kepada “bookness” buku.

3.      Sebuah bibliografi, produk dari praktek bibliografi, adalah daftar sistematis buku dan karya-karya lain seperti artikel jurnal.

4.      Bibliografi berkisar dari “karya dikutip” daftar di akhir buku dan artikel untuk menyelesaikan, publikasi independen.

5.      Sebagai karya-karya yang terpisah, mereka mungkin dalam volume terikat seperti yang ditunjukkan di sebelah kanan, atau terkomputerisasi database bibliografis.

6.      Sebuah katalog perpustakaan, meskipun tidak disebut sebagai bibliografi, adalah bibliografis di alam. Bibliografi karya-karya hampir selalu dianggap sebagai sumber tersier.

7.      Bibliografi adalah suatu daftar terbitan yang memberikan informasi mengenai data kepengarangan, judul, edisi, tempat terbit, penerbit, tahun terbit dan keterngan fisik dai buku yang disebut koleksi. Bisa juga daftar tadi dilengkapi ISBN dan harga. Sekarang, kedua kategori mencakup bibliografi karya-karya tersebut dalam format lain, termasuk rekaman, film dan video, objek grafis, database, CD-ROM dan website.

Selain sebagai penyebaran informasi dan penelusuran informasi, bibliografi juga berfungsi sebagai alat pengawasan terbitan. Sebagai alat pengawasan, dengan tersebarnya informasi tentang terbitan, maka para ilmuwan dengan mudah dan cepat mengetahui berbagai terbitan. Di samping itu, duplikasi penelitian bisa dihindari.

Bessy Graham:

Catatan ilmiah mengenai buku.

Roy Stokes:

Daftar buku (a list of books).

Clapp:

1.   Bibliografi analitis (Analitical bibliography): bibliografi yang memberikan penjelasan mengenai pengarang, terbitan dan sasl mula naskah.

2.   Bibliografi sistematis (Sistematic bibliography): disusun menurut sistem tertentu yang sesuai dengan tujuan penyusunan.

Robinson:

1.   Bibliografi Umum:  program secara internasional (universal), kelompok bahasa tertentu, regional (dari beberapa negara).

2.   Bibliografi Khusus: menurut subjek, bentuk terbitan (misal: fiksi), menurut kurun waktu), menurut kategori terbutan (misal: best seller), terbitan lingkup wilayah.

Fredson Bowers:

Bibliografi analitis (bibliografi kritis)

Bibliografi enumeratif (bibliografi sistematis)

B. KATALOG PERPUSTAKAAN

Setiap dokumen harus memiliki cantuman bibliografi yang disebut juga entri katalog dan terdiri atas:

1. Deskripsi bibliografi

2. Tajuk

3. Nomor panggil

Katalog adalah himpunan rujukan atau berkas yang teratur untuk mencatat dokumen (pustaka atau koleksi). Dalam perkembangannya, katalog mengarah ke berkas yang terbacakan mesin, sehingga muncul istilah file. Tujuan katalog:

1. identifikasi dokumen primer

2. menentukan lokasi dokumen

3. alat temu kembali

4. administrasi kumpulan dokumen

Fungsi katalog oleh Charles A. Cutter:

1. memungkinkan orang enemukan dokumen yang diketahui: pengarang, judul subjek.

2. menunjukkan karya yang dimiliki perpustakaan/unit informasi: oleh pengaang tertentu, subjek tertentu, jenis (bentuk) tertentu.

3. membatu dalam pemilihan dokumen dalam hal; edisi, sifat

C. INDEKS

Indeks dari bahasa latin indics yang berarti telunjuk, sebagai kata kerja berarti menunjuk. Dengan kata lain, indeks berarti apasaja yang menunjukkan. Indeks mempunyai 3 unsur:

1. merupakan petunjuk atau referensi  tentang item atau informasi/data.

2. informasi/data tersebut disusun secara sistematis.

3. susunan sistematis tersebut adgar mudah dipahami dan ditelusur.

Fungsi Indeks:

1. alat penelusur informasi.

2. petunjuk tentang data atau informasi.

3. menghubungkan subjek atau cabang ilmu pengetahuan.

4. alat seleksi bahan pustaka.

Indeks terdiri:

1. Tajuk atau heading: kata atau frasa pada bagian awal entri.

2. Modifikasi: adanya subjek dan subsubjek.

3. Lokator: penunjuk yang menyatakan lokasi dapat ditemukan.

Penyusunan Indeks:

1.   Berurutan: alfabetis (kata demi kata, kemudian huruf demi huruf, numerikal (setiap entri diberi nomor urut).

2.   Hirarkis: kronologis (entri disusun berdasarkan urutan waktu), klasifikasi (berdasarkan urutan klasifikasi).

D. STANDAR BIBLIOGRAFI INTERNASIONAL

Srandar merupakan aturan yang berguna untuk membimbing, tetapi bisa bersifat wajib. Untuk tiap dokumen hanya satu kali dibuatkan cantuman bibliografi yang konprihensif. Cantuman harus dibuat secepatnya setelah dokumen diterbitkan atau tidak diterbitkan. Oleh karenanya dalam penyusunan bibliografi harus memperhatikan:

1. Penentuan Tajuk Subjek, yang menyangkut tajuk utama dan tajuk tambahan.

2. Penentuan Deskripsi, yang meliputi 8 daerah deskripsi bibliografi.

3. Sistem Penomoran Internasional: ISBN, ISSN, CODEN

ISBN terdiri dari 10 digit nomor dengan urutan penulisan adalah kode negara-kode penerbit-kode buku-no identifikasi. Namun, mulai Januari 2007 penulisan ISBN mengalami perubahan mengikuti pola EAN, yaitu 13 digit nomor. Perbedaannya hanya terletak pada tiga digit nomor pertama ditambah 978. Jadi, penulisan ISBN 13 digit adalah 978-kode negara-kode penerbit-kode buku-no identifikasi.

Prefiks ISBN untuk negara Indonesia adalah 979 dan 602. Contoh pola ISBN untuk buku-buku di Indonesia:

978-979-penerbit-kode buku-no identifikasi

978-602-penerbit-kode buku-no identifikasi

979-979-penerbit-kode buku-no identifikasi

979-602-penerbit-kode buku-no identifikasi

Kegiatan Belajar 2: Sarana Simpan dan Temu Kembali Dokumen/Informasi

A. SUSUNAN KOLEKSI DOKUMEN DAN KATALOG PERPUSTAKAAN

Dokumen yang telah diproses perlu disusun dengan mengikuti aturan atau sistem tertentu (shelf arrangement). Dokumen yang tersusun di rak perlu diberikan sarana untuk temu kembali yang berupa rekaman bibliografi (bibliographic record) yang disebut katalog. Katalog mengandung tajuk utama (main heading) dan tajuk tambahan (added entry). Katalog kemudian disusun menurut aturan tertentu pula.

B. SUSUNAN DOKUMEN

Susunan dokumen juga berfungsi sebagai sarana temu kembali. Ada dua sistem penembatan dokumen:

1. Penempatan tetap (fixed location/order): mempunyai tempat tetap; disusun menurut urutan penerimaan, ukuran atau ciri non fisik; susunan tidak bisa dipakai sebagai sarana temu kembali.

2. Penempatan relatif (relative location/code): disusun berdasarkan isinya (subjek)/nomor klas, dapat dipindah atau digeser, dokumen baru bisa disisipkan, bisa untuk “browsing”, bisa dijadikan sarana temu kembali.

C. SISTEM KATALOG PERPUSTAKAAN

Dua sistem penyusunan katalog:

1. Berabjad (alphabetical): jajaran pengarang/judul berabjad, jajaran subjek berabjad.

2. Berkelas (classified): jajaran pengarang/judul berabjad, jajaran subjek berabjad, jajaran subjek berkelas.

Variasi sistem penyusunan katalog:

1. Terpadu (Dictionary catalog)

2. Terbagi (Divided catalog)

Format/bentuk katalog:

1. Katalog kartu (card catalog)

2. Katalog berkas (sheet catalog)

3. Katalog tercetak (printed/book catalog)

4. Katalog COM (Computer Output Microform)

5. Katalog On-Line/OPAC

D. KOMBINASI SARANA TEMU KEMBALI

Sarana temu kembali dokumen: katalog, susunan dokumen, bibliografi, dan shelflist (daftar pengerakan). Selflist adalah daftar milik perpustakaan yang entri-entrinya disusun menurut urutan dokumen di rak. Selflist dilenakgapi dengan jumlah kopi, nomor induk, harga, kopi yang hilang dan lainnnya. Selflist berfungsi: memantau lokasi dokumen, kendali untuk nomor panggil, sarana untuk inventarisasi (stock opname), pemantau keseimbangan koleksi.

Temu Kembali

Menurut Zainab (2002: 41): suatu proses pencarian dokumen dengan menggunakan istilah-istilah pencarian untuk untuk mendefinisikan dokumen sesuai dengan subjek yang diinginkan. Menurut Salton (1983:1): merupakan suatu sistem yang menyimpan informasi dan menemukan kembali informasi tersebut.

E. BAHASA PENELUSURAN

1. Bahasa Alamiah: setiap istilah yang ada pada judul.

2. BahasaTerkontrol: setiap istilah yang berasal dari subjek.

F. EFEKTIVITAS SISTEM TEMU KEMBALI INFORMASI

Lanccaster (1980: 140): efektovitas dari suatu sistem temu kembali informasi adalah kemampuan dari sistem itu untuk memanggil berbagai dokumen dari suatu basis data sesuai dengan permintaan pengguna. Ada dua yang biasanya digunakan dalam mengukur kemampuan suatu sistem temu kembali informasi: rasio atau perbandingan perolehan (recall) dan ketepatan (precicion).

G. KATALOG TERPASANG DAN KATALOG INDUK TERPASANG

Barbara (2001): katalog terpasang (online catalog) merupakan katalog perpustakaan yang memuat informasi data bibliografi berbasis komputer, di mana data disimpan pada suatu server sehingga data tersebut bisa diakses langsung secara terpasang/terhubung dari komputer terminal (workstation) baik lokal maupun global.

Ringkasan Modul 3: PENGINDEKSAN DOKUMEN

Ringkasan Modul 3: PENGINDEKSAN DOKUMEN

(Deskripsi Bibliografi)

Purwono (2009) Buku Materi Pokok: Dasar-dasar Dokumentasi. Jakarta: Universitas Terbuka.

Katalog perpustakaan merupakan salah satu jenis indeks. Indeks adalah suatu mekanisme fisik atau alat yang menunjukkan kepada penelusur terhadap bagian-bagian dalam “gudang” informasi yang secara potensial relevan dengan suatu permintaan. Susunan koleksi dokumen bisa dianggap indeks, karena katalog maupun jajaran dokumen memudahkan penelusuran dan menemuan kembali dokumen.

Deskripsi Bibliografi

Setiap dokumen harus dibuatkan data bibliografinya. Pembutan dan penyusunan data bibliografi dari dokumen disebut deskripsi bibliografi (pengkatalogan/katalogisasi), dari bahasa Belanda = Catalogisring, bahasa Ingggris = Cataloguing atau Cataloging. Peraturan standar yang berlaku secara internasional adalah Anglo American Cataloguing Rules (AACR2) - versi 1988 - yang merupakan revisi dari terbitan 1967 dan 1978. Perturan deskripsi AACR2 berdasarkan pada kerangka kerja International Standad Bibliographic Description (General) atau ISBD (G).

Tahap awal dalam pengkatalogan harus bisa menjawab pertanyaan:

1. Apakah judulnya?

2. Siapakah penanggungjawab isinya?

3. Siapa badan penerbitnya?

4. Kapan diterbitkan?

5. Bagaimana bentuk fisiknya?

Setelah deskripsi dokumen, titik pendekatan atau tajuk entri utama dan entri utama harus ditentukan, kemudian bentuk tajuk dan rujukan harus ditetapkan.

Deskripsi bibliogafi berdasarkan ISBDG) terbagi menjadi:

1. Daerah judul dan pernyataan tanggungjawab

2. Daerah edisi

3. Daerah data khusus

4. Daerah Terbitan dan Pengedaran

5. Daerah Deskripsi Fisik

6. Daerah seri

7. Daerah catatan

8. Daerah nomor starndar dan syarat penjualan/penyaluran

A. Pernyataan Tanggungjawab

Istilah “pernyataan tanggungjawab” (statement of responsibility) menggantikan istilah “keterangan kepengarangan” (statement of authorship).

B. Pernyataan Jenis Bahan Umum

Unsur seealah judul dan pernyataan tanggungjawab adalah “pernyataan jenis bahan umum” (General Material Designation atau GMD), guna memberitahukan bentuk fisik dokumen, namun penyebutannya tidak wajib.

C. Daerah Khusus

Tidak digunakan untuk monograf/buku, hanya untuk keterangan tentang sistem penomoran penomoran bahan kartografi (bahan peta) dan terbitan berseri.

D. Daerah Terbitan dan Pengedaran

Dulu digunakan untuk mencatat penerbit, tetapi sekarang dalam proses penerbitan: distributor, releasing agency suatu film.

E. Daerah Deskripsi Fisik

Dulu disebut kolasi (daerah untuk mencatat berbagai data tentang fisik dokumen. Daerah ini untuk mencatat berbagai data mengenai bentuk fisik dokumen. Daerah ini dimulai keterangan jumlah, disertai “Specific Material Designation = SMD” atau pernyataan jenis bahan spesifik, yang menerangkan kelompok khusus dokumen.

F. Tingkatan Deskripsi

o Tingkatan Pertama

Judul sebenarnya/pernyataan tanggungjawab pertama.─ Keterangan edisi.─ Data khusus .─ Penerbit pertama, tahun terbit.─ Jumlah.─ Catatan.─ Nomor standar.

o Tingkatan Kedua

Judul sebenarnya [pernyataan jenis bahan umum]= judul paralel: anak judul/pernyataan tanggungjawab pertama, pernyataan bertanggungjawab berikutnya.─ Keterangan edisi.─ Data khusus .─ Tempat terbit pertama, sdb.: Penerbit pertama, tahun terbit.─ Jumlah: data fisik lain; ukuran.─ (Judul sebenarnya seri/pernyataan tanggungjawab seri , ISSN, nomor seri, judul subseri, ISSN seri; nomor dalam seri).─  Catatan.─ Nomor standar.

o Tingkatan Ketiga

Semua unsur yang dieprinci dalam aturan dicatat, bila informasinya tersedia, dalam peraturan harus dicantumkan.

G. Alternatif dan Pemilihan

Ciri yang sangat penting AACR2 adalah kelenturan (flexibility) yang memungkinkan para kataloger menyesuaikan pada situasi dan kondisi perpustakaannnya, yaitu: “alternativef rules” (aturan alternatif) dan “optional – additios” (pilihan):

1. Aturan alternatif dan pilihan yang harus ditentukan pilihannya sebagai bagian pilihan tersebut harus atau selalu diterapkan atau tidak diterapkan sama sekali.

2. Aturan alternatif dan pilihan yang dapat diputuskan dan diterapkan per kasus.

H. Penentuan Titik Akses Pada Entri Utama

Titik akses sebagai tajuk disebut entri utama (main entry). Entri utama adalah entri yang merupakan uraian lengkap katalog dari sebuah buku yang dibuat sebagai dasar bagi pembuatan entri-entri lain. Entri utama biasanya entri pengarang, namun dalam hal tertentu bisa judul (title) atau nama badan korporasi (corporate body).

Tajuk entri utama sama dengan pengarang yang bertanggungjawab terhadap isi intelektual atau isi artistik suatu karya. Jika tidak ditemukan pengarang, judul dapat dijadikan sebagai tajuk utama.

Entri Nama Badan Korporasi dengan ketentuan:

1. Karya disusun/dikeluarkan oleh badan korporasi

2. Karya lembaga resmi, pemerintah, keagamaan

3. Karya dokumen kolektif badan (misalnya: komisi, komite)

4. Karya dokumen kolektif dari kerjasama, konferensi, eksebisi, kegiatan oleh badan korporasi

5. Rekaman suara, film, video yang merupakan karya kolektif

6. Bahan kartografi (bahan peta) dari badan korporasi

Entri judul dengan ketentuan:

1. Nama pengarang tidak jelas atau meragukan

2. Karya kolektif lebih dari 3 (tiga) orang atau karya editorial

3. Karya yang tidak masuk dalam kategori dari nama badan korporasi

4. Diterima sebagai kitab suci agama tertentu

I. Penentuan Titik Akses Pada Entri Tambahan

Tajuk entri tambahan adalah tajuk entri yang merupakan tambahan pada tajuk entri dalam suatu katalog. Pembuatan tajuk tambahan diperlukan karena diperkirakan pemakai akan melakukan penelusuran melalui judul, pengarang kedua dan seterusnya, atau tajuk lain. Yang bisa dijadikan tajuk entri tambahan adalah:

1. Nama orang ke-2 dan ke-3, jika suatu karya dikarang oleh 3 orang. Empat orang atau lebih, jika suatu karya dikarang oleh lebih dari 3 orang.

2. Nama Badang Korporasi, jika nama tersebut menonjol

3. Judul suatu karya, jika judul tersebut tidak dijadikan sebagai tajuk utama

4. Judul seri, jika karya-karya seri terpisah dari pengkatalogannya.

J. Tajuk

Orang yang terlibat dalam penulisan buku, bukan termasuk kategori pengarang, adalah penerjemah, editor (penyunting), penulis pendahuluan, pengumpul karangan, dan pemberi kata sambutan. Kepengarangan menentukan tajuk (heading). Tajuk adalah kata-kata pertama yang terdapat dalam entri katalog sebagai dasar penyusunan katalog.

Tajuk bisa nama pengarang pertama, judul, tajuk karya campuran (karya saduran), nama badan korporasi, dan nama pertemuan.

K. Judul Seragam

Penggunaan tajuk seragam dimaksudkan agar dalam katalog dapat terkumpul uraian utama karya-karya yang diterbitkan dalam berbagai bahasa atau badan dalam berbagai versi. Tajuk seragam diberlakukan untuk karya-karya klasik yang tidak dikenal pengarangnya, kitab suci dan karya peraturan perundang-undangan. Pencantuman judul seragam adalah optional, bukan wajib. Judul seragam ditentukan sebelum judul yang sebenarnya dan ditulis dalam kurung siku.

L. Reference (Rujukan)

Nama seseorang atau badan korporasi bisa dikenal dalam bentuk (nama) lain, maka perlu dibuatkan rujukan dari bentuk lain tersebut. Juga untuk subyek yang tidak digunakan kepada istilah yang digunakan, misalnya: Jeanne Bourgeois dengan nama samaran: Mistinguett:

Bourgeois, Jeanne See Mistinguett

M. Analisis

Analisis merupakan suatu proses menyiapkan cantuman bibliografi yang mendeskripsikan bagian atau bagian-bagian dari sebuah kesatuan yang luas:

1. Deskripsi bibliografi lengkap

2. Catatan isi

3. Entri tambahan

4. Deskripsi multi level (tingkatan). Tingkat pertama berkas (record) informasi berhubungan dengan bahan (item) secara keseluruhan, tingkat kedua atau ungkin seterusnya berkas informasi berhubungan dengan bagian dari suatu bagian.