Ringkasan Modul 3:
PENGINDEKSAN DOKUMEN
(Deskripsi
Bibliografi)
Purwono (2009) Buku Materi Pokok:
Dasar-dasar Dokumentasi. Jakarta: Universitas Terbuka.
Katalog
perpustakaan merupakan salah satu jenis indeks. Indeks adalah suatu mekanisme
fisik atau alat yang menunjukkan kepada penelusur terhadap bagian-bagian dalam
“gudang” informasi yang secara potensial relevan dengan suatu permintaan.
Susunan koleksi dokumen bisa dianggap indeks, karena katalog maupun jajaran
dokumen memudahkan penelusuran dan menemuan kembali dokumen.
Deskripsi Bibliografi
Setiap dokumen
harus dibuatkan data bibliografinya. Pembutan dan penyusunan data bibliografi
dari dokumen disebut deskripsi bibliografi (pengkatalogan/katalogisasi), dari
bahasa Belanda = Catalogisring,
bahasa Ingggris = Cataloguing atau Cataloging. Peraturan standar yang
berlaku secara internasional adalah Anglo American Cataloguing Rules (AACR2) -
versi 1988 - yang merupakan revisi dari terbitan 1967 dan 1978. Perturan
deskripsi AACR2 berdasarkan pada kerangka kerja International Standad
Bibliographic Description (General) atau ISBD (G).
Tahap awal
dalam pengkatalogan harus bisa menjawab pertanyaan:
1. Apakah judulnya?
2. Siapakah penanggungjawab
isinya?
3. Siapa badan penerbitnya?
4. Kapan diterbitkan?
5. Bagaimana bentuk fisiknya?
Setelah
deskripsi dokumen, titik pendekatan atau tajuk entri utama dan entri utama
harus ditentukan, kemudian bentuk tajuk dan rujukan harus ditetapkan.
Deskripsi bibliogafi berdasarkan ISBDG) terbagi menjadi:
1. Daerah judul dan pernyataan
tanggungjawab
2. Daerah edisi
3. Daerah data khusus
4. Daerah Terbitan dan Pengedaran
5. Daerah Deskripsi Fisik
6. Daerah seri
7. Daerah catatan
8. Daerah nomor starndar dan
syarat penjualan/penyaluran
A. Pernyataan Tanggungjawab
Istilah “pernyataan tanggungjawab” (statement of responsibility)
menggantikan istilah “keterangan kepengarangan” (statement of authorship).
B. Pernyataan Jenis Bahan Umum
Unsur seealah judul dan pernyataan tanggungjawab adalah “pernyataan
jenis bahan umum” (General Material Designation atau GMD), guna memberitahukan
bentuk fisik dokumen, namun penyebutannya tidak wajib.
C. Daerah Khusus
Tidak digunakan untuk monograf/buku, hanya untuk keterangan tentang
sistem penomoran penomoran bahan kartografi (bahan peta) dan terbitan berseri.
D. Daerah Terbitan dan Pengedaran
Dulu digunakan untuk mencatat penerbit, tetapi
sekarang dalam proses penerbitan: distributor, releasing agency suatu film.
E. Daerah Deskripsi Fisik
Dulu disebut kolasi (daerah untuk mencatat berbagai data tentang fisik
dokumen. Daerah ini untuk mencatat berbagai data mengenai bentuk fisik dokumen.
Daerah ini dimulai keterangan jumlah, disertai “Specific Material Designation =
SMD” atau pernyataan jenis bahan spesifik, yang menerangkan kelompok khusus
dokumen.
F. Tingkatan Deskripsi
o Tingkatan Pertama
Judul
sebenarnya/pernyataan tanggungjawab pertama.─ Keterangan edisi.─ Data khusus .─
Penerbit pertama, tahun terbit.─ Jumlah.─ Catatan.─ Nomor standar.
o Tingkatan Kedua
Judul
sebenarnya [pernyataan jenis bahan umum]= judul paralel: anak judul/pernyataan
tanggungjawab pertama, pernyataan bertanggungjawab berikutnya.─ Keterangan
edisi.─ Data khusus .─ Tempat terbit pertama, sdb.: Penerbit pertama, tahun
terbit.─ Jumlah: data fisik lain; ukuran.─ (Judul sebenarnya seri/pernyataan
tanggungjawab seri , ISSN, nomor seri, judul subseri, ISSN seri; nomor dalam
seri).─ Catatan.─ Nomor standar.
o Tingkatan Ketiga
Semua unsur
yang dieprinci dalam aturan dicatat, bila informasinya tersedia, dalam
peraturan harus dicantumkan.
G. Alternatif dan Pemilihan
Ciri yang sangat penting AACR2 adalah kelenturan (flexibility) yang
memungkinkan para kataloger menyesuaikan pada situasi dan kondisi
perpustakaannnya, yaitu: “alternativef rules” (aturan alternatif) dan “optional
– additios” (pilihan):
1.
Aturan alternatif dan pilihan yang harus ditentukan pilihannya sebagai bagian
pilihan tersebut harus atau selalu diterapkan atau tidak diterapkan sama
sekali.
2.
Aturan alternatif dan pilihan yang dapat diputuskan dan diterapkan per kasus.
H. Penentuan Titik Akses Pada Entri Utama
Titik akses sebagai tajuk disebut entri utama (main entry). Entri utama
adalah entri yang merupakan uraian lengkap katalog dari sebuah buku yang dibuat
sebagai dasar bagi pembuatan entri-entri lain. Entri utama biasanya entri
pengarang, namun dalam hal tertentu bisa judul (title) atau nama badan
korporasi (corporate body).
Tajuk entri
utama sama dengan pengarang yang bertanggungjawab terhadap isi intelektual atau
isi artistik suatu karya. Jika tidak ditemukan pengarang, judul dapat dijadikan
sebagai tajuk utama.
Entri Nama Badan Korporasi dengan
ketentuan:
1. Karya disusun/dikeluarkan oleh
badan korporasi
2. Karya lembaga resmi,
pemerintah, keagamaan
3. Karya dokumen kolektif badan
(misalnya: komisi, komite)
4. Karya dokumen kolektif dari
kerjasama, konferensi, eksebisi, kegiatan oleh badan korporasi
5. Rekaman suara, film, video
yang merupakan karya kolektif
6. Bahan kartografi (bahan peta)
dari badan korporasi
Entri judul
dengan ketentuan:
1. Nama pengarang tidak jelas
atau meragukan
2. Karya kolektif lebih dari 3
(tiga) orang atau karya editorial
3. Karya yang tidak masuk dalam
kategori dari nama badan korporasi
4. Diterima sebagai kitab suci
agama tertentu
I. Penentuan Titik Akses Pada Entri Tambahan
Tajuk entri tambahan adalah tajuk entri yang merupakan tambahan pada
tajuk entri dalam suatu katalog. Pembuatan tajuk tambahan diperlukan karena
diperkirakan pemakai akan melakukan penelusuran melalui judul, pengarang kedua
dan seterusnya, atau tajuk lain. Yang bisa dijadikan tajuk entri tambahan
adalah:
1. Nama orang ke-2 dan ke-3, jika suatu karya dikarang oleh 3 orang.
Empat orang atau lebih, jika suatu karya dikarang oleh lebih dari 3 orang.
2. Nama Badang Korporasi, jika nama tersebut menonjol
3. Judul suatu karya, jika judul tersebut tidak dijadikan sebagai tajuk
utama
4. Judul seri, jika karya-karya seri terpisah dari pengkatalogannya.
J. Tajuk
Orang yang
terlibat dalam penulisan buku, bukan termasuk kategori pengarang, adalah
penerjemah, editor (penyunting), penulis pendahuluan, pengumpul karangan, dan
pemberi kata sambutan. Kepengarangan menentukan tajuk (heading). Tajuk adalah
kata-kata pertama yang terdapat dalam entri katalog sebagai dasar penyusunan
katalog.
Tajuk bisa nama
pengarang pertama, judul, tajuk karya campuran (karya saduran), nama badan
korporasi, dan nama pertemuan.
K. Judul Seragam
Penggunaan tajuk
seragam dimaksudkan agar dalam katalog dapat terkumpul uraian utama karya-karya
yang diterbitkan dalam berbagai bahasa atau badan dalam berbagai versi. Tajuk
seragam diberlakukan untuk karya-karya klasik yang tidak dikenal pengarangnya,
kitab suci dan karya peraturan perundang-undangan. Pencantuman judul seragam
adalah optional, bukan wajib. Judul seragam ditentukan sebelum judul yang
sebenarnya dan ditulis dalam kurung siku.
L. Reference (Rujukan)
Nama seseorang
atau badan korporasi bisa dikenal dalam bentuk (nama) lain, maka perlu
dibuatkan rujukan dari bentuk lain tersebut. Juga untuk subyek yang tidak
digunakan kepada istilah yang digunakan, misalnya: Jeanne Bourgeois dengan nama
samaran: Mistinguett:
Bourgeois, Jeanne See Mistinguett
M. Analisis
Analisis
merupakan suatu proses menyiapkan cantuman bibliografi yang mendeskripsikan
bagian atau bagian-bagian dari sebuah kesatuan yang luas:
1. Deskripsi bibliografi lengkap
2. Catatan isi
3. Entri tambahan
4. Deskripsi multi level
(tingkatan). Tingkat pertama berkas (record) informasi berhubungan dengan bahan
(item) secara keseluruhan, tingkat kedua atau ungkin seterusnya berkas
informasi berhubungan dengan bagian dari suatu bagian.