Ringkasan
Modul 4: PENGINDEKSAN DOKUMEN
Purwono (2009) Buku Materi Pokok: Dasar-dasar Dokumentasi.
Jakarta: Universitas Terbuka.
Dokumen perlu
dibuatkan sarana temu kembali, yaitu sarana bibliografi (bibliographic device)
yang meliputi: bibliografai, katalog perpustakaan, dan indeks.
Kegiatan Belajar 1: Bibliografi dan Bibliografi Internasional
A. BIBLIOGRAFI
Bibliografi
(dari bahasa Yunani βιβλιογραφία, bibliographia, secara harfiah “penulisan
buku”) :
1. Sebagai sebuah praktik,
adalah buku studi akademis seperti fisik, benda-benda budaya, dalam pengertian
ini, juga dikenal sebagai bibliology (dari bahasa Yunani-λογία,-logia) .
2. Secara keseluruhan,
bibliografi tidak peduli dengan isi buku-buku sastra, melainkan lebih kepada
“bookness” buku.
3. Sebuah bibliografi,
produk dari praktek bibliografi, adalah daftar sistematis buku dan karya-karya
lain seperti artikel jurnal.
4. Bibliografi berkisar dari
“karya dikutip” daftar di akhir buku dan artikel untuk menyelesaikan, publikasi
independen.
5. Sebagai karya-karya yang
terpisah, mereka mungkin dalam volume terikat seperti yang ditunjukkan di
sebelah kanan, atau terkomputerisasi database bibliografis.
6. Sebuah katalog
perpustakaan, meskipun tidak disebut sebagai bibliografi, adalah bibliografis
di alam. Bibliografi karya-karya hampir selalu dianggap sebagai sumber tersier.
7. Bibliografi adalah suatu
daftar terbitan yang memberikan informasi mengenai data kepengarangan, judul,
edisi, tempat terbit, penerbit, tahun terbit dan keterngan fisik dai buku yang
disebut koleksi. Bisa juga daftar tadi dilengkapi ISBN dan harga. Sekarang,
kedua kategori mencakup bibliografi karya-karya tersebut dalam format lain,
termasuk rekaman, film dan video, objek grafis, database, CD-ROM dan website.
Selain sebagai
penyebaran informasi dan penelusuran informasi, bibliografi juga berfungsi
sebagai alat pengawasan terbitan. Sebagai alat pengawasan, dengan tersebarnya
informasi tentang terbitan, maka para ilmuwan dengan mudah dan cepat mengetahui
berbagai terbitan. Di samping itu, duplikasi penelitian bisa dihindari.
Bessy Graham:
Catatan ilmiah mengenai buku.
Roy Stokes:
Daftar buku (a list of books).
Clapp:
1. Bibliografi analitis
(Analitical bibliography): bibliografi yang memberikan penjelasan mengenai
pengarang, terbitan dan sasl mula naskah.
2. Bibliografi sistematis
(Sistematic bibliography): disusun menurut sistem tertentu yang sesuai dengan
tujuan penyusunan.
Robinson:
1. Bibliografi Umum: program secara internasional (universal),
kelompok bahasa tertentu, regional (dari beberapa negara).
2. Bibliografi Khusus: menurut
subjek, bentuk terbitan (misal: fiksi), menurut kurun waktu), menurut kategori
terbutan (misal: best seller), terbitan lingkup wilayah.
Fredson Bowers:
Bibliografi analitis (bibliografi
kritis)
Bibliografi enumeratif
(bibliografi sistematis)
B. KATALOG PERPUSTAKAAN
Setiap dokumen
harus memiliki cantuman bibliografi yang disebut juga entri katalog dan terdiri
atas:
1. Deskripsi bibliografi
2. Tajuk
3. Nomor panggil
Katalog adalah
himpunan rujukan atau berkas yang teratur untuk mencatat dokumen (pustaka atau
koleksi). Dalam perkembangannya, katalog mengarah ke berkas yang terbacakan
mesin, sehingga muncul istilah file. Tujuan katalog:
1. identifikasi dokumen primer
2. menentukan lokasi dokumen
3. alat temu kembali
4. administrasi kumpulan dokumen
Fungsi katalog oleh Charles A. Cutter:
1. memungkinkan orang enemukan dokumen yang diketahui: pengarang,
judul subjek.
2. menunjukkan karya yang dimiliki perpustakaan/unit informasi: oleh
pengaang tertentu, subjek tertentu, jenis (bentuk) tertentu.
3. membatu dalam pemilihan dokumen dalam hal; edisi, sifat
C. INDEKS
Indeks dari
bahasa latin indics yang berarti telunjuk, sebagai kata kerja berarti menunjuk.
Dengan kata lain, indeks berarti apasaja yang menunjukkan. Indeks mempunyai 3
unsur:
1. merupakan petunjuk atau
referensi tentang item atau
informasi/data.
2. informasi/data tersebut
disusun secara sistematis.
3. susunan sistematis tersebut
adgar mudah dipahami dan ditelusur.
Fungsi Indeks:
1. alat penelusur informasi.
2. petunjuk tentang data atau
informasi.
3. menghubungkan subjek atau
cabang ilmu pengetahuan.
4. alat seleksi bahan pustaka.
Indeks terdiri:
1. Tajuk atau heading: kata atau
frasa pada bagian awal entri.
2. Modifikasi: adanya subjek dan
subsubjek.
3. Lokator: penunjuk yang
menyatakan lokasi dapat ditemukan.
Penyusunan Indeks:
1. Berurutan: alfabetis (kata
demi kata, kemudian huruf demi huruf, numerikal (setiap entri diberi nomor
urut).
2. Hirarkis: kronologis (entri
disusun berdasarkan urutan waktu), klasifikasi (berdasarkan urutan
klasifikasi).
D. STANDAR BIBLIOGRAFI INTERNASIONAL
Srandar
merupakan aturan yang berguna untuk membimbing, tetapi bisa bersifat wajib.
Untuk tiap dokumen hanya satu kali dibuatkan cantuman bibliografi yang
konprihensif. Cantuman harus dibuat secepatnya setelah dokumen diterbitkan atau
tidak diterbitkan. Oleh karenanya dalam penyusunan bibliografi harus
memperhatikan:
1. Penentuan Tajuk Subjek, yang menyangkut tajuk utama dan tajuk
tambahan.
2. Penentuan Deskripsi, yang meliputi 8 daerah deskripsi bibliografi.
3. Sistem Penomoran Internasional: ISBN, ISSN, CODEN
ISBN terdiri
dari 10 digit nomor dengan urutan penulisan adalah kode negara-kode
penerbit-kode buku-no identifikasi. Namun, mulai Januari 2007 penulisan ISBN
mengalami perubahan mengikuti pola EAN, yaitu 13 digit nomor. Perbedaannya
hanya terletak pada tiga digit nomor pertama ditambah 978. Jadi, penulisan ISBN
13 digit adalah 978-kode negara-kode penerbit-kode buku-no identifikasi.
Prefiks ISBN untuk negara Indonesia adalah 979 dan 602. Contoh pola
ISBN untuk buku-buku di Indonesia:
978-979-penerbit-kode buku-no
identifikasi
978-602-penerbit-kode buku-no
identifikasi
979-979-penerbit-kode buku-no
identifikasi
979-602-penerbit-kode buku-no identifikasi
Kegiatan Belajar 2: Sarana Simpan dan Temu Kembali Dokumen/Informasi
A. SUSUNAN KOLEKSI DOKUMEN DAN
KATALOG PERPUSTAKAAN
Dokumen yang
telah diproses perlu disusun dengan mengikuti aturan atau sistem tertentu (shelf arrangement). Dokumen yang tersusun
di rak perlu diberikan sarana untuk temu kembali yang berupa rekaman
bibliografi (bibliographic record)
yang disebut katalog. Katalog mengandung tajuk utama (main heading) dan tajuk tambahan (added entry). Katalog kemudian disusun menurut aturan tertentu
pula.
B. SUSUNAN DOKUMEN
Susunan
dokumen juga berfungsi sebagai sarana temu kembali. Ada dua sistem penembatan
dokumen:
1. Penempatan tetap (fixed location/order): mempunyai
tempat tetap; disusun menurut urutan penerimaan, ukuran atau ciri non fisik;
susunan tidak bisa dipakai sebagai sarana temu kembali.
2. Penempatan relatif (relative location/code):
disusun berdasarkan isinya (subjek)/nomor klas, dapat dipindah atau digeser,
dokumen baru bisa disisipkan, bisa untuk “browsing”, bisa dijadikan sarana temu
kembali.
C. SISTEM KATALOG PERPUSTAKAAN
Dua sistem
penyusunan katalog:
1. Berabjad (alphabetical): jajaran pengarang/judul berabjad, jajaran
subjek berabjad.
2. Berkelas (classified): jajaran pengarang/judul berabjad, jajaran
subjek berabjad, jajaran subjek berkelas.
Variasi sistem
penyusunan katalog:
1. Terpadu (Dictionary catalog)
2. Terbagi (Divided catalog)
Format/bentuk
katalog:
1. Katalog kartu (card catalog)
2. Katalog berkas (sheet catalog)
3. Katalog tercetak (printed/book
catalog)
4. Katalog COM (Computer Output
Microform)
5. Katalog On-Line/OPAC
D. KOMBINASI SARANA TEMU KEMBALI
Sarana temu
kembali dokumen: katalog, susunan dokumen, bibliografi, dan shelflist (daftar
pengerakan). Selflist adalah daftar milik perpustakaan yang entri-entrinya
disusun menurut urutan dokumen di rak. Selflist dilenakgapi dengan jumlah kopi,
nomor induk, harga, kopi yang hilang dan lainnnya. Selflist berfungsi: memantau
lokasi dokumen, kendali untuk nomor panggil, sarana untuk inventarisasi (stock
opname), pemantau keseimbangan koleksi.
Temu Kembali
Menurut Zainab
(2002: 41): suatu proses pencarian dokumen dengan menggunakan istilah-istilah
pencarian untuk untuk mendefinisikan dokumen sesuai dengan subjek yang
diinginkan. Menurut Salton (1983:1): merupakan suatu sistem yang menyimpan
informasi dan menemukan kembali informasi tersebut.
E. BAHASA PENELUSURAN
1. Bahasa Alamiah: setiap istilah
yang ada pada judul.
2. BahasaTerkontrol: setiap
istilah yang berasal dari subjek.
F. EFEKTIVITAS SISTEM TEMU
KEMBALI INFORMASI
Lanccaster
(1980: 140): efektovitas dari suatu sistem temu kembali informasi adalah
kemampuan dari sistem itu untuk memanggil berbagai dokumen dari suatu basis
data sesuai dengan permintaan pengguna. Ada dua yang biasanya digunakan dalam
mengukur kemampuan suatu sistem temu kembali informasi: rasio atau perbandingan
perolehan (recall) dan ketepatan (precicion).
G. KATALOG TERPASANG DAN KATALOG INDUK TERPASANG
Barbara (2001):
katalog terpasang (online catalog) merupakan katalog perpustakaan yang memuat
informasi data bibliografi berbasis komputer, di mana data disimpan pada suatu
server sehingga data tersebut bisa diakses langsung secara terpasang/terhubung
dari komputer terminal (workstation) baik lokal maupun global.