Ringkasan Modul 3: PENGINDEKSAN DOKUMEN

Ringkasan Modul 3: PENGINDEKSAN DOKUMEN

(Deskripsi Bibliografi)

Purwono (2009) Buku Materi Pokok: Dasar-dasar Dokumentasi. Jakarta: Universitas Terbuka.

Katalog perpustakaan merupakan salah satu jenis indeks. Indeks adalah suatu mekanisme fisik atau alat yang menunjukkan kepada penelusur terhadap bagian-bagian dalam “gudang” informasi yang secara potensial relevan dengan suatu permintaan. Susunan koleksi dokumen bisa dianggap indeks, karena katalog maupun jajaran dokumen memudahkan penelusuran dan menemuan kembali dokumen.

Deskripsi Bibliografi

Setiap dokumen harus dibuatkan data bibliografinya. Pembutan dan penyusunan data bibliografi dari dokumen disebut deskripsi bibliografi (pengkatalogan/katalogisasi), dari bahasa Belanda = Catalogisring, bahasa Ingggris = Cataloguing atau Cataloging. Peraturan standar yang berlaku secara internasional adalah Anglo American Cataloguing Rules (AACR2) - versi 1988 - yang merupakan revisi dari terbitan 1967 dan 1978. Perturan deskripsi AACR2 berdasarkan pada kerangka kerja International Standad Bibliographic Description (General) atau ISBD (G).

Tahap awal dalam pengkatalogan harus bisa menjawab pertanyaan:

1. Apakah judulnya?

2. Siapakah penanggungjawab isinya?

3. Siapa badan penerbitnya?

4. Kapan diterbitkan?

5. Bagaimana bentuk fisiknya?

Setelah deskripsi dokumen, titik pendekatan atau tajuk entri utama dan entri utama harus ditentukan, kemudian bentuk tajuk dan rujukan harus ditetapkan.

Deskripsi bibliogafi berdasarkan ISBDG) terbagi menjadi:

1. Daerah judul dan pernyataan tanggungjawab

2. Daerah edisi

3. Daerah data khusus

4. Daerah Terbitan dan Pengedaran

5. Daerah Deskripsi Fisik

6. Daerah seri

7. Daerah catatan

8. Daerah nomor starndar dan syarat penjualan/penyaluran

A. Pernyataan Tanggungjawab

Istilah “pernyataan tanggungjawab” (statement of responsibility) menggantikan istilah “keterangan kepengarangan” (statement of authorship).

B. Pernyataan Jenis Bahan Umum

Unsur seealah judul dan pernyataan tanggungjawab adalah “pernyataan jenis bahan umum” (General Material Designation atau GMD), guna memberitahukan bentuk fisik dokumen, namun penyebutannya tidak wajib.

C. Daerah Khusus

Tidak digunakan untuk monograf/buku, hanya untuk keterangan tentang sistem penomoran penomoran bahan kartografi (bahan peta) dan terbitan berseri.

D. Daerah Terbitan dan Pengedaran

Dulu digunakan untuk mencatat penerbit, tetapi sekarang dalam proses penerbitan: distributor, releasing agency suatu film.

E. Daerah Deskripsi Fisik

Dulu disebut kolasi (daerah untuk mencatat berbagai data tentang fisik dokumen. Daerah ini untuk mencatat berbagai data mengenai bentuk fisik dokumen. Daerah ini dimulai keterangan jumlah, disertai “Specific Material Designation = SMD” atau pernyataan jenis bahan spesifik, yang menerangkan kelompok khusus dokumen.

F. Tingkatan Deskripsi

o Tingkatan Pertama

Judul sebenarnya/pernyataan tanggungjawab pertama.─ Keterangan edisi.─ Data khusus .─ Penerbit pertama, tahun terbit.─ Jumlah.─ Catatan.─ Nomor standar.

o Tingkatan Kedua

Judul sebenarnya [pernyataan jenis bahan umum]= judul paralel: anak judul/pernyataan tanggungjawab pertama, pernyataan bertanggungjawab berikutnya.─ Keterangan edisi.─ Data khusus .─ Tempat terbit pertama, sdb.: Penerbit pertama, tahun terbit.─ Jumlah: data fisik lain; ukuran.─ (Judul sebenarnya seri/pernyataan tanggungjawab seri , ISSN, nomor seri, judul subseri, ISSN seri; nomor dalam seri).─  Catatan.─ Nomor standar.

o Tingkatan Ketiga

Semua unsur yang dieprinci dalam aturan dicatat, bila informasinya tersedia, dalam peraturan harus dicantumkan.

G. Alternatif dan Pemilihan

Ciri yang sangat penting AACR2 adalah kelenturan (flexibility) yang memungkinkan para kataloger menyesuaikan pada situasi dan kondisi perpustakaannnya, yaitu: “alternativef rules” (aturan alternatif) dan “optional – additios” (pilihan):

1. Aturan alternatif dan pilihan yang harus ditentukan pilihannya sebagai bagian pilihan tersebut harus atau selalu diterapkan atau tidak diterapkan sama sekali.

2. Aturan alternatif dan pilihan yang dapat diputuskan dan diterapkan per kasus.

H. Penentuan Titik Akses Pada Entri Utama

Titik akses sebagai tajuk disebut entri utama (main entry). Entri utama adalah entri yang merupakan uraian lengkap katalog dari sebuah buku yang dibuat sebagai dasar bagi pembuatan entri-entri lain. Entri utama biasanya entri pengarang, namun dalam hal tertentu bisa judul (title) atau nama badan korporasi (corporate body).

Tajuk entri utama sama dengan pengarang yang bertanggungjawab terhadap isi intelektual atau isi artistik suatu karya. Jika tidak ditemukan pengarang, judul dapat dijadikan sebagai tajuk utama.

Entri Nama Badan Korporasi dengan ketentuan:

1. Karya disusun/dikeluarkan oleh badan korporasi

2. Karya lembaga resmi, pemerintah, keagamaan

3. Karya dokumen kolektif badan (misalnya: komisi, komite)

4. Karya dokumen kolektif dari kerjasama, konferensi, eksebisi, kegiatan oleh badan korporasi

5. Rekaman suara, film, video yang merupakan karya kolektif

6. Bahan kartografi (bahan peta) dari badan korporasi

Entri judul dengan ketentuan:

1. Nama pengarang tidak jelas atau meragukan

2. Karya kolektif lebih dari 3 (tiga) orang atau karya editorial

3. Karya yang tidak masuk dalam kategori dari nama badan korporasi

4. Diterima sebagai kitab suci agama tertentu

I. Penentuan Titik Akses Pada Entri Tambahan

Tajuk entri tambahan adalah tajuk entri yang merupakan tambahan pada tajuk entri dalam suatu katalog. Pembuatan tajuk tambahan diperlukan karena diperkirakan pemakai akan melakukan penelusuran melalui judul, pengarang kedua dan seterusnya, atau tajuk lain. Yang bisa dijadikan tajuk entri tambahan adalah:

1. Nama orang ke-2 dan ke-3, jika suatu karya dikarang oleh 3 orang. Empat orang atau lebih, jika suatu karya dikarang oleh lebih dari 3 orang.

2. Nama Badang Korporasi, jika nama tersebut menonjol

3. Judul suatu karya, jika judul tersebut tidak dijadikan sebagai tajuk utama

4. Judul seri, jika karya-karya seri terpisah dari pengkatalogannya.

J. Tajuk

Orang yang terlibat dalam penulisan buku, bukan termasuk kategori pengarang, adalah penerjemah, editor (penyunting), penulis pendahuluan, pengumpul karangan, dan pemberi kata sambutan. Kepengarangan menentukan tajuk (heading). Tajuk adalah kata-kata pertama yang terdapat dalam entri katalog sebagai dasar penyusunan katalog.

Tajuk bisa nama pengarang pertama, judul, tajuk karya campuran (karya saduran), nama badan korporasi, dan nama pertemuan.

K. Judul Seragam

Penggunaan tajuk seragam dimaksudkan agar dalam katalog dapat terkumpul uraian utama karya-karya yang diterbitkan dalam berbagai bahasa atau badan dalam berbagai versi. Tajuk seragam diberlakukan untuk karya-karya klasik yang tidak dikenal pengarangnya, kitab suci dan karya peraturan perundang-undangan. Pencantuman judul seragam adalah optional, bukan wajib. Judul seragam ditentukan sebelum judul yang sebenarnya dan ditulis dalam kurung siku.

L. Reference (Rujukan)

Nama seseorang atau badan korporasi bisa dikenal dalam bentuk (nama) lain, maka perlu dibuatkan rujukan dari bentuk lain tersebut. Juga untuk subyek yang tidak digunakan kepada istilah yang digunakan, misalnya: Jeanne Bourgeois dengan nama samaran: Mistinguett:

Bourgeois, Jeanne See Mistinguett

M. Analisis

Analisis merupakan suatu proses menyiapkan cantuman bibliografi yang mendeskripsikan bagian atau bagian-bagian dari sebuah kesatuan yang luas:

1. Deskripsi bibliografi lengkap

2. Catatan isi

3. Entri tambahan

4. Deskripsi multi level (tingkatan). Tingkat pertama berkas (record) informasi berhubungan dengan bahan (item) secara keseluruhan, tingkat kedua atau ungkin seterusnya berkas informasi berhubungan dengan bagian dari suatu bagian.