Modul 1 Dasar-Dasar Dokumentasi : KONSEP DAN DEFINISI DOKUMENTASI

Ringkasan Modul 1

KONSEP DAN DEFINISI DOKUMENTASI

Purwono (2009) Buku Materi Pokok: Dasar-dasar Dokumentasi. Jakarta: Universitas Terbuka.

 

I.                  Arti dan sejarah Istilah Dokumentasi

A.   Pengertian Dokumen Dari Berbagai Sumber

Istilah Dokumentasi dari kata document (Belanda), document (Inggris), documentum (Latin). Sebagai kata kerja document berarti: menyediakan dokumen, membuktikan dengan menunjukkan adanya dokumen; sebagai kata benda berarti: wahana (wahana = kebenaran, alat pengangkut, angkutan, alat untuk mencapai tujuan) informasi, data yang terekam atau dimuat dalam wahana tersebut beserta maknanya yang digunakan untuk belajar, kesaksian, penelitian, rekreasi, dan sebaginya.

Dokumen:

Poerwadarminta, W.J.S. Kamus umum Bahasa Indonesia. (2007):

· Sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian).

· Barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos.

Dokumentasi:

· Pemberian atau pengumpulan bukti-bukti dan keterangan (seperti kutipan-kutipan dari surat kabar dan gambar-gambar).

Badudu, Jus. Kamus umum Bahasa Indonesia (1976):

Dokumen:

1. Surat bukti tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti.

2. Barang tertulis yang disimpan yang sewaktu-waktu dapat dilihat kembali bila diperlukan.

Dokumentasi:

Semua tulisan yang dikumpulkan dan disimpan yang dapat digunakan bila diperlukan, juga gambar dan foto. Mendokumentasikan: mengatur dan menyimpan tulisan atau gambar atau foto sebagai dokumen.

Ensiklopedi Umum (1977):

Dokumen adalah surat, akta, piagam, surat resmi dan bahan rekaman lain baik tertulis atau tercetak yang memberi keterangan untuk penyelidikan ilmiah, dalam arti yang luas termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan mengenai sesuatu hal.

Dalam arti yang luas, segala macam benda yang dapat memberikan keterangan, yang sifatnya tidak terbatas hanya tertulis atau tercetak saja.

Pengertian Dokumentasi Dan Dokumen Dari: http://dalamzero1.blogspot.com/2009/03/pengertian-dokumentasi-dan-dokumen.html

Dokumentasi adalah:

1. Semua kegiatan yang berkaitan dengan photo, dan penyimpanan photo.

2. Pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan.

3. Kumpulan bahan atau dokumen yang dapat digunakan sebagai asas bagi sesuatu kejadian, penghasilan sesuatu terbitan.

4. Penyimpanan bahan-bahan deskrepsi tertulis dari program komputer.

5. Ruang lingkup kerja yang meliputi pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi.

6. Penyediaan atau pengumpulan bukti atau keterangan, umumnya berari pencarian, penyelidikan, pengumpulan,, penyusunan, pengawetan, pemakaian, dan penyediaan.

7. Arsip kliping, surat kabar, foto-foto dan bahan referens yang dapat digunakan sewaktu-waktu untuk melengkapi berita atau karangan dalam Pers.

8. Instruction, admonition. (Instruksi, Peringatan)

9. The act or an instance of furnishing or authenticating with documents. (Tindakan atau suatu kejadian memperlengkapi atau membuktikan keaslian dengan dokumen)

10. The provision of ships papers to a ship. (Kelengkapan dokumen pengiriman melalui kapal/pesawat).

11. Surat berharga, surat bukti yang diperlukan bagi sidang pengadilan.

12. Surat yang dimiliki pemerintah, perusahan lain.

13. Pendokumentasian, mendokumenkan, mendokumentasi, system dari dokumen.

14. Sesuatu yang tertulis, tercatat yang dipakai sebagai bukti atau keterangan.

15. Pemberian atau pengumpulan bukti-bukti dsb.

16. Deskripsi tertulis dari program computer.

17. Ruang lingkup kerja yang meliputi pengumpulan, pemilihan, pengolah, dan penyimpanan informasi.

19. Pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penguasaan, pengawetan, penyusunan, pemakain dan penyediaan.

20. Penyimpanan bukti-bukti.

21. Collecting, selecting, procesing, and keeping information in a field of science.

Dokumen adalah:

1. Surat yang tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti keterangan atau rekod.

2. Barang cetakan atau naskah karangan yang dikrim melalui pos.

3. Rekaman suara atau gambar dalam film dan sebagainya yang dapat dijadikan sebagai bukti keterangan.

4. Surat berharga, surat bukti yang diperuntukan bagi sidang pengadilan.

5. Surat berharga lainnya yang dimiliki pemerintah, perusahaan dan lain-lain.

6. (Latin: Dokumentum) umumnya bukti yang tertulis, surat akte, piagam surat resmi dan sebagainya

7. Pengumpulan barang-barang, surat yang mengantarkan barang-barang yang dikirim.

8. Dokumen sebagai kata kerja transitif berarti:

· mengatur, melatih,dan membimbing.

· membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan faktor-faktor, umpamanya melengkapi pengaduan seseorang dengan keteranga-keterangan (fakta-fakta).

9. Naskah karangan yang dikirm lewat pos.

10. Suatu warkat asli yang dipergunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai bahan untuk mendukung suatu keterangan dalam dunia perusahaan di luar negeri.

11. Surat, akte, piagam, surat resmi dan bahan dokumen lain yang tertulis atau yang tercetak yang dapat memberikan keterangan unutk penyelidikan ilmiah, dalam arti yang luas termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan sesuatu hal.

12. Surat-surat perjalanan; akte, membuktikan keterangan kebenaran.

13. Penyimpanan bukti-bukti.

14. Cek, saham, surat, ketetapan.

15. Melengkapi atau melampiri dengan dokumen dan mengkokohkan dengan bukti-bukti.

16. Bersifat dokumenter, berkenaan dengan kejadian-kejadian.

17. Pembuktian-pembuktian dengan dokumen.

18. Naskah-naskah asli yang telah didaftar secara sah menurut ketentuan-ketentuan dalam suatu peraturan.

19. Record.

20. Suatu kegiatan atau pekerjaan aktif.

21. Memuat data mengenai hasil riset buku dan sebagainya yang dipergunakan seorang peneliti sebagai petunjuk untuk memperoleh informasi.

22. Penyediaan dokumen-dokumen dengan pencatatan sumber-sumberinformasi khusus dari suatu karangan atau tulisan, wasiat,buku, undang-undang dan sebagainya.

23. Semua bahan pustaka, baik yang berbentuk tulisan, cetakan, dalam bentuk rekaman lainnya seperti pita suara atau kaset, video tapes, film,slide, micro film, micro fiche, gambar dan photo.

24. Suatu segi material dari sebuah recorded.

25. Pengumpulan, penyusunan, atau pengolahan berbagai macam dokumen mengenai semua hasil aktivitas manusia.

26. Suatu usah aktif bagi suatu badan yang melayani badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumen yang bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi tersebut.

27. Sekumpulan catatan baik dalam berbentuk tulisan maupun cetakan, serta rekaman tentang peristiwa –peristiwa yang terjadi, pengalaman, pendapat-pendapat, penemuan maupun spesifikasi.

28. Sejumlah bahan-bahan bukti yang terekam atau tercetak dan memperlihatkan karakteristik-karakteristik sebagian atau semua sistem manajemen, termasuk di dalamnya seluruh berkas bahan bukti tentang pilihan-pilihan ataupun keputusan-keputusan yang pernah dibuat sebelumnya selam pengkajian suatu sistem pembinaan dan pengembangan sistem informasi mnajemen.

29. Kumpulan bahan bukti baik dalam berbentuk tulian, cetkan, rekaman, maupun gambar-gambar yang dilakukaan secara selektif, sehingga dapat bermanfaat bagi kepentingan masyarakat atau kemanusiaan.

30. Pekerjaan aktif yang berkaitan dengan proses pengumpulan, pengadaan, pemrosesan, pengolahan dokumen-dokumen yang dilakukan secara sistematis dan ilmiah, sehingga berguna bagi para pemakai jasa informasi.

31. Webster’s third new international dictionary:

“the bill of heading and policy of insurance and some times, other papers that evidence or effect the ship meant of goods, their insurance the transfer of title to the consigned and other procedures and that an annexed to a documentary bill of change.”

Di Indonesia ada pengertian dokumentasi korporil dan dokumentasi literer. Dokumentasi korporil menyangkut dokumen yang tidak tercetak atau terekam (dokumen peluru, barang antik, preparat, dsb. Dokumen literer mengacu pada dokumen yang tercetak dan atau terekam, misalnya: buku, majalah, kaset, peta, dan sejenisnya.

Dalam modul Dasar-Dasar Dokumentasi membatasi pada dokumen literer saja.

Peraturan Presiden No. 20 tahun 1961, tentang tugas dokumentasi dan perpustakaan, maka yang dimaksud dengan dokumentasi adalah dokumentasi pustaka atau dokumentasi literer. Tugas dokumentasi adalah menyediakan keterangan-keterangan dalam bentuk dokumen baru tentang pengetahuan dalam arti kata yang luas sebagai hasil kegiatan manusia, dan untuk keperluan itu diperlukan mengumpulkan dan menyusun keterangan-keterangan tersebut.

B.      Dampak Teknologi Komputer Terhadap Pengertian Dokumen

Muncul istilah:

· Hardcopy (salinan dokumen dalam bentuk cetak) dan Softcopy (salinan berupa elektronik).

· Dokumentasi menyimpan deskripsi tertulis sebuah program termasuk nama program, fungsi program, masukan/keluaran yang dibutuhkan, kemungkinan ditulis dalam algoritma, bagaimana struktur datanya.

· Document Per Minute (DPM), jumlah data yang diproses dalam satu menit.

· Document Root, sebuah direktori dalam file system web server yang merupakan pangkat dari file-free untuk semua dokumen yang tersedia.

· Extention, perpanangan, perluasan (nama akhiran berkas digunkaan untuk menandakan isi atau format dari berkas), misalnya: doc, gif, jpg, pdf, ppt, txt, zip.

C. Hubungan Perpustakaan dan Dokumentasi

Awal perkembangannya, perpustakaan tempat menyimpan buku, kemudian meningkat menjadi penyalur informasi dengan menyediakan bibliografi-bibliografi bidang tertentu, menyediakan karya ilmiah, phamplet, laporan teknis, laporan penelitian, dll. Abad ke-20 perpustakaan dituntut memberikan pelayanan yang lebih khusus yang kemudian muncul perustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan perturuan tinggi dan perpustakaan sekolah.

Paul Otlet dan Henri La Fontaine (akhir abad ke-19) memperkenalkan istilah Dokumentasi, dengan ditandai terbitnya bibliografi internasional untuk semua bidang dengan berdasarkan teknik dan strategi pustakawan, namun menggunakan UDC. Mereka juga membuat analisis teliti (analisis mendalam) dari subyek-subyek guna membedakan dari aktivitas pustakawan pada masa tersebut. Aktivitas tersebut mereka namakan dokumentasi pada tahun 1895. Orang yang melakukan dokumentasi disebut dokumentalis. Di AS, istilah dokumentasi diubah menjadi ilmu informasi.

Bagi pustakawan, yang menjadi perhatian utama adalah obyek materinya (buku, majalah, dsb.), sedangkan bagi dokumentalis adalah informasi yang dapat diperoleh dari dokumen buku, artikel, majalah. Namun pendapat tersebut belum sepenuhnya benar. Sekarang yang menjadi unit rujukan (referensi adalah dokumen yang memuat informasi, dan informasi tidak bisa disusun tanpa menyusun dokumen terlebih dahulu. Informasi memerlukan dasar dokumentasi dan melalui dokumen/bahan pustaka informasi disalurkan. Sebelum disalurkan dokumen harus melewati proses pemilihan, pengawasan dan penyimpanan.

Kesimpulan, perbedaan aktivitas perpustakaan dan dokumentasi pada: (1) macam bahan pustaka yang mendapat perharian, (2) cara penggarapan informasi yang terdapat di dalam bahan pustaka/dokumen, (3) macam petugasnya.

II.           Dokumen, Akses, dan Pemanfaatan Informasi

Ilmu informasi lebih independent dan bisa digunakan untuk berbagai lingkungan, sedangkan ilmu perpustakaan terbatasi oleh bentuk lembaga induknya. Dalam dunia perpustakan pengertian informasi lebih dikaitkan kepada penanganan dokumen dan terfokus pada isi, lokasi, anotasi, klasifikasi, dan pengindeksan. Sedangkan dalam ilmu informasi, perhatian terfokus kepada abstraksi dokumen, pemrosesan dokumen elektronik, sosiologi pengetahuan, prinsip-prinsip manajemen informasi, dsb.

A.    Dokumen sebagai Rekamam Memori Manusia

B.     Manusia menuangkan gagasan-gagasan melalui berbagai media mulai yang konvensional sampai ke elektronik.

C.     Rekaman Analog dan Digital

D.   Memori manusia sangat terbatas, oleh karenanya gagasan dalam bentuk dokumen mulai dari yang konvensional (analog = rekaman yang tidak dihubungkan dengan teknologi komputer) dan sampai penerapan teknologi (digital = rekaman yang dihubungkan dengan teknologi komputer).

E.     Wadah Rekaman Memori

F.     Buku merupakan bentuk fisik pertama yang merupakan bukti fisik wadah rekaman memori manusia.

G.    Berkas/Rekaman Analog

H.    Rekaman analog adalah rekaman yang tidak dihubungkan dengan teknologi komputer, misalnya dokumen/berkas konvensional.

I.       Berkas/Rekaman Digital

J.      Awal perkembangannya, dibuat rekaman analog ke dalam komputer. Perkembangan selanjutnya penyimpanan analog ke digital, misalnya buku, film, kaset, VCD, DVD, foto, kertas koran, sehingga dalam bentuk file-file komputer.

Ringkasan Modul 4: PENGINDEKSAN DOKUMEN

Ringkasan Modul 4: PENGINDEKSAN DOKUMEN

Purwono (2009) Buku Materi Pokok: Dasar-dasar Dokumentasi. Jakarta: Universitas Terbuka.

Dokumen perlu dibuatkan sarana temu kembali, yaitu sarana bibliografi (bibliographic device) yang meliputi: bibliografai, katalog perpustakaan, dan indeks.

Kegiatan Belajar 1: Bibliografi dan Bibliografi Internasional

A. BIBLIOGRAFI

Bibliografi (dari bahasa Yunani βιβλιογραφία, bibliographia, secara harfiah “penulisan buku”) :

1.      Sebagai sebuah praktik, adalah buku studi akademis seperti fisik, benda-benda budaya, dalam pengertian ini, juga dikenal sebagai bibliology (dari bahasa Yunani-λογία,-logia) .

2.      Secara keseluruhan, bibliografi tidak peduli dengan isi buku-buku sastra, melainkan lebih kepada “bookness” buku.

3.      Sebuah bibliografi, produk dari praktek bibliografi, adalah daftar sistematis buku dan karya-karya lain seperti artikel jurnal.

4.      Bibliografi berkisar dari “karya dikutip” daftar di akhir buku dan artikel untuk menyelesaikan, publikasi independen.

5.      Sebagai karya-karya yang terpisah, mereka mungkin dalam volume terikat seperti yang ditunjukkan di sebelah kanan, atau terkomputerisasi database bibliografis.

6.      Sebuah katalog perpustakaan, meskipun tidak disebut sebagai bibliografi, adalah bibliografis di alam. Bibliografi karya-karya hampir selalu dianggap sebagai sumber tersier.

7.      Bibliografi adalah suatu daftar terbitan yang memberikan informasi mengenai data kepengarangan, judul, edisi, tempat terbit, penerbit, tahun terbit dan keterngan fisik dai buku yang disebut koleksi. Bisa juga daftar tadi dilengkapi ISBN dan harga. Sekarang, kedua kategori mencakup bibliografi karya-karya tersebut dalam format lain, termasuk rekaman, film dan video, objek grafis, database, CD-ROM dan website.

Selain sebagai penyebaran informasi dan penelusuran informasi, bibliografi juga berfungsi sebagai alat pengawasan terbitan. Sebagai alat pengawasan, dengan tersebarnya informasi tentang terbitan, maka para ilmuwan dengan mudah dan cepat mengetahui berbagai terbitan. Di samping itu, duplikasi penelitian bisa dihindari.

Bessy Graham:

Catatan ilmiah mengenai buku.

Roy Stokes:

Daftar buku (a list of books).

Clapp:

1.   Bibliografi analitis (Analitical bibliography): bibliografi yang memberikan penjelasan mengenai pengarang, terbitan dan sasl mula naskah.

2.   Bibliografi sistematis (Sistematic bibliography): disusun menurut sistem tertentu yang sesuai dengan tujuan penyusunan.

Robinson:

1.   Bibliografi Umum:  program secara internasional (universal), kelompok bahasa tertentu, regional (dari beberapa negara).

2.   Bibliografi Khusus: menurut subjek, bentuk terbitan (misal: fiksi), menurut kurun waktu), menurut kategori terbutan (misal: best seller), terbitan lingkup wilayah.

Fredson Bowers:

Bibliografi analitis (bibliografi kritis)

Bibliografi enumeratif (bibliografi sistematis)

B. KATALOG PERPUSTAKAAN

Setiap dokumen harus memiliki cantuman bibliografi yang disebut juga entri katalog dan terdiri atas:

1. Deskripsi bibliografi

2. Tajuk

3. Nomor panggil

Katalog adalah himpunan rujukan atau berkas yang teratur untuk mencatat dokumen (pustaka atau koleksi). Dalam perkembangannya, katalog mengarah ke berkas yang terbacakan mesin, sehingga muncul istilah file. Tujuan katalog:

1. identifikasi dokumen primer

2. menentukan lokasi dokumen

3. alat temu kembali

4. administrasi kumpulan dokumen

Fungsi katalog oleh Charles A. Cutter:

1. memungkinkan orang enemukan dokumen yang diketahui: pengarang, judul subjek.

2. menunjukkan karya yang dimiliki perpustakaan/unit informasi: oleh pengaang tertentu, subjek tertentu, jenis (bentuk) tertentu.

3. membatu dalam pemilihan dokumen dalam hal; edisi, sifat

C. INDEKS

Indeks dari bahasa latin indics yang berarti telunjuk, sebagai kata kerja berarti menunjuk. Dengan kata lain, indeks berarti apasaja yang menunjukkan. Indeks mempunyai 3 unsur:

1. merupakan petunjuk atau referensi  tentang item atau informasi/data.

2. informasi/data tersebut disusun secara sistematis.

3. susunan sistematis tersebut adgar mudah dipahami dan ditelusur.

Fungsi Indeks:

1. alat penelusur informasi.

2. petunjuk tentang data atau informasi.

3. menghubungkan subjek atau cabang ilmu pengetahuan.

4. alat seleksi bahan pustaka.

Indeks terdiri:

1. Tajuk atau heading: kata atau frasa pada bagian awal entri.

2. Modifikasi: adanya subjek dan subsubjek.

3. Lokator: penunjuk yang menyatakan lokasi dapat ditemukan.

Penyusunan Indeks:

1.   Berurutan: alfabetis (kata demi kata, kemudian huruf demi huruf, numerikal (setiap entri diberi nomor urut).

2.   Hirarkis: kronologis (entri disusun berdasarkan urutan waktu), klasifikasi (berdasarkan urutan klasifikasi).

D. STANDAR BIBLIOGRAFI INTERNASIONAL

Srandar merupakan aturan yang berguna untuk membimbing, tetapi bisa bersifat wajib. Untuk tiap dokumen hanya satu kali dibuatkan cantuman bibliografi yang konprihensif. Cantuman harus dibuat secepatnya setelah dokumen diterbitkan atau tidak diterbitkan. Oleh karenanya dalam penyusunan bibliografi harus memperhatikan:

1. Penentuan Tajuk Subjek, yang menyangkut tajuk utama dan tajuk tambahan.

2. Penentuan Deskripsi, yang meliputi 8 daerah deskripsi bibliografi.

3. Sistem Penomoran Internasional: ISBN, ISSN, CODEN

ISBN terdiri dari 10 digit nomor dengan urutan penulisan adalah kode negara-kode penerbit-kode buku-no identifikasi. Namun, mulai Januari 2007 penulisan ISBN mengalami perubahan mengikuti pola EAN, yaitu 13 digit nomor. Perbedaannya hanya terletak pada tiga digit nomor pertama ditambah 978. Jadi, penulisan ISBN 13 digit adalah 978-kode negara-kode penerbit-kode buku-no identifikasi.

Prefiks ISBN untuk negara Indonesia adalah 979 dan 602. Contoh pola ISBN untuk buku-buku di Indonesia:

978-979-penerbit-kode buku-no identifikasi

978-602-penerbit-kode buku-no identifikasi

979-979-penerbit-kode buku-no identifikasi

979-602-penerbit-kode buku-no identifikasi

Kegiatan Belajar 2: Sarana Simpan dan Temu Kembali Dokumen/Informasi

A. SUSUNAN KOLEKSI DOKUMEN DAN KATALOG PERPUSTAKAAN

Dokumen yang telah diproses perlu disusun dengan mengikuti aturan atau sistem tertentu (shelf arrangement). Dokumen yang tersusun di rak perlu diberikan sarana untuk temu kembali yang berupa rekaman bibliografi (bibliographic record) yang disebut katalog. Katalog mengandung tajuk utama (main heading) dan tajuk tambahan (added entry). Katalog kemudian disusun menurut aturan tertentu pula.

B. SUSUNAN DOKUMEN

Susunan dokumen juga berfungsi sebagai sarana temu kembali. Ada dua sistem penembatan dokumen:

1. Penempatan tetap (fixed location/order): mempunyai tempat tetap; disusun menurut urutan penerimaan, ukuran atau ciri non fisik; susunan tidak bisa dipakai sebagai sarana temu kembali.

2. Penempatan relatif (relative location/code): disusun berdasarkan isinya (subjek)/nomor klas, dapat dipindah atau digeser, dokumen baru bisa disisipkan, bisa untuk “browsing”, bisa dijadikan sarana temu kembali.

C. SISTEM KATALOG PERPUSTAKAAN

Dua sistem penyusunan katalog:

1. Berabjad (alphabetical): jajaran pengarang/judul berabjad, jajaran subjek berabjad.

2. Berkelas (classified): jajaran pengarang/judul berabjad, jajaran subjek berabjad, jajaran subjek berkelas.

Variasi sistem penyusunan katalog:

1. Terpadu (Dictionary catalog)

2. Terbagi (Divided catalog)

Format/bentuk katalog:

1. Katalog kartu (card catalog)

2. Katalog berkas (sheet catalog)

3. Katalog tercetak (printed/book catalog)

4. Katalog COM (Computer Output Microform)

5. Katalog On-Line/OPAC

D. KOMBINASI SARANA TEMU KEMBALI

Sarana temu kembali dokumen: katalog, susunan dokumen, bibliografi, dan shelflist (daftar pengerakan). Selflist adalah daftar milik perpustakaan yang entri-entrinya disusun menurut urutan dokumen di rak. Selflist dilenakgapi dengan jumlah kopi, nomor induk, harga, kopi yang hilang dan lainnnya. Selflist berfungsi: memantau lokasi dokumen, kendali untuk nomor panggil, sarana untuk inventarisasi (stock opname), pemantau keseimbangan koleksi.

Temu Kembali

Menurut Zainab (2002: 41): suatu proses pencarian dokumen dengan menggunakan istilah-istilah pencarian untuk untuk mendefinisikan dokumen sesuai dengan subjek yang diinginkan. Menurut Salton (1983:1): merupakan suatu sistem yang menyimpan informasi dan menemukan kembali informasi tersebut.

E. BAHASA PENELUSURAN

1. Bahasa Alamiah: setiap istilah yang ada pada judul.

2. BahasaTerkontrol: setiap istilah yang berasal dari subjek.

F. EFEKTIVITAS SISTEM TEMU KEMBALI INFORMASI

Lanccaster (1980: 140): efektovitas dari suatu sistem temu kembali informasi adalah kemampuan dari sistem itu untuk memanggil berbagai dokumen dari suatu basis data sesuai dengan permintaan pengguna. Ada dua yang biasanya digunakan dalam mengukur kemampuan suatu sistem temu kembali informasi: rasio atau perbandingan perolehan (recall) dan ketepatan (precicion).

G. KATALOG TERPASANG DAN KATALOG INDUK TERPASANG

Barbara (2001): katalog terpasang (online catalog) merupakan katalog perpustakaan yang memuat informasi data bibliografi berbasis komputer, di mana data disimpan pada suatu server sehingga data tersebut bisa diakses langsung secara terpasang/terhubung dari komputer terminal (workstation) baik lokal maupun global.

Ringkasan Modul 3: PENGINDEKSAN DOKUMEN

Ringkasan Modul 3: PENGINDEKSAN DOKUMEN

(Deskripsi Bibliografi)

Purwono (2009) Buku Materi Pokok: Dasar-dasar Dokumentasi. Jakarta: Universitas Terbuka.

Katalog perpustakaan merupakan salah satu jenis indeks. Indeks adalah suatu mekanisme fisik atau alat yang menunjukkan kepada penelusur terhadap bagian-bagian dalam “gudang” informasi yang secara potensial relevan dengan suatu permintaan. Susunan koleksi dokumen bisa dianggap indeks, karena katalog maupun jajaran dokumen memudahkan penelusuran dan menemuan kembali dokumen.

Deskripsi Bibliografi

Setiap dokumen harus dibuatkan data bibliografinya. Pembutan dan penyusunan data bibliografi dari dokumen disebut deskripsi bibliografi (pengkatalogan/katalogisasi), dari bahasa Belanda = Catalogisring, bahasa Ingggris = Cataloguing atau Cataloging. Peraturan standar yang berlaku secara internasional adalah Anglo American Cataloguing Rules (AACR2) - versi 1988 - yang merupakan revisi dari terbitan 1967 dan 1978. Perturan deskripsi AACR2 berdasarkan pada kerangka kerja International Standad Bibliographic Description (General) atau ISBD (G).

Tahap awal dalam pengkatalogan harus bisa menjawab pertanyaan:

1. Apakah judulnya?

2. Siapakah penanggungjawab isinya?

3. Siapa badan penerbitnya?

4. Kapan diterbitkan?

5. Bagaimana bentuk fisiknya?

Setelah deskripsi dokumen, titik pendekatan atau tajuk entri utama dan entri utama harus ditentukan, kemudian bentuk tajuk dan rujukan harus ditetapkan.

Deskripsi bibliogafi berdasarkan ISBDG) terbagi menjadi:

1. Daerah judul dan pernyataan tanggungjawab

2. Daerah edisi

3. Daerah data khusus

4. Daerah Terbitan dan Pengedaran

5. Daerah Deskripsi Fisik

6. Daerah seri

7. Daerah catatan

8. Daerah nomor starndar dan syarat penjualan/penyaluran

A. Pernyataan Tanggungjawab

Istilah “pernyataan tanggungjawab” (statement of responsibility) menggantikan istilah “keterangan kepengarangan” (statement of authorship).

B. Pernyataan Jenis Bahan Umum

Unsur seealah judul dan pernyataan tanggungjawab adalah “pernyataan jenis bahan umum” (General Material Designation atau GMD), guna memberitahukan bentuk fisik dokumen, namun penyebutannya tidak wajib.

C. Daerah Khusus

Tidak digunakan untuk monograf/buku, hanya untuk keterangan tentang sistem penomoran penomoran bahan kartografi (bahan peta) dan terbitan berseri.

D. Daerah Terbitan dan Pengedaran

Dulu digunakan untuk mencatat penerbit, tetapi sekarang dalam proses penerbitan: distributor, releasing agency suatu film.

E. Daerah Deskripsi Fisik

Dulu disebut kolasi (daerah untuk mencatat berbagai data tentang fisik dokumen. Daerah ini untuk mencatat berbagai data mengenai bentuk fisik dokumen. Daerah ini dimulai keterangan jumlah, disertai “Specific Material Designation = SMD” atau pernyataan jenis bahan spesifik, yang menerangkan kelompok khusus dokumen.

F. Tingkatan Deskripsi

o Tingkatan Pertama

Judul sebenarnya/pernyataan tanggungjawab pertama.─ Keterangan edisi.─ Data khusus .─ Penerbit pertama, tahun terbit.─ Jumlah.─ Catatan.─ Nomor standar.

o Tingkatan Kedua

Judul sebenarnya [pernyataan jenis bahan umum]= judul paralel: anak judul/pernyataan tanggungjawab pertama, pernyataan bertanggungjawab berikutnya.─ Keterangan edisi.─ Data khusus .─ Tempat terbit pertama, sdb.: Penerbit pertama, tahun terbit.─ Jumlah: data fisik lain; ukuran.─ (Judul sebenarnya seri/pernyataan tanggungjawab seri , ISSN, nomor seri, judul subseri, ISSN seri; nomor dalam seri).─  Catatan.─ Nomor standar.

o Tingkatan Ketiga

Semua unsur yang dieprinci dalam aturan dicatat, bila informasinya tersedia, dalam peraturan harus dicantumkan.

G. Alternatif dan Pemilihan

Ciri yang sangat penting AACR2 adalah kelenturan (flexibility) yang memungkinkan para kataloger menyesuaikan pada situasi dan kondisi perpustakaannnya, yaitu: “alternativef rules” (aturan alternatif) dan “optional – additios” (pilihan):

1. Aturan alternatif dan pilihan yang harus ditentukan pilihannya sebagai bagian pilihan tersebut harus atau selalu diterapkan atau tidak diterapkan sama sekali.

2. Aturan alternatif dan pilihan yang dapat diputuskan dan diterapkan per kasus.

H. Penentuan Titik Akses Pada Entri Utama

Titik akses sebagai tajuk disebut entri utama (main entry). Entri utama adalah entri yang merupakan uraian lengkap katalog dari sebuah buku yang dibuat sebagai dasar bagi pembuatan entri-entri lain. Entri utama biasanya entri pengarang, namun dalam hal tertentu bisa judul (title) atau nama badan korporasi (corporate body).

Tajuk entri utama sama dengan pengarang yang bertanggungjawab terhadap isi intelektual atau isi artistik suatu karya. Jika tidak ditemukan pengarang, judul dapat dijadikan sebagai tajuk utama.

Entri Nama Badan Korporasi dengan ketentuan:

1. Karya disusun/dikeluarkan oleh badan korporasi

2. Karya lembaga resmi, pemerintah, keagamaan

3. Karya dokumen kolektif badan (misalnya: komisi, komite)

4. Karya dokumen kolektif dari kerjasama, konferensi, eksebisi, kegiatan oleh badan korporasi

5. Rekaman suara, film, video yang merupakan karya kolektif

6. Bahan kartografi (bahan peta) dari badan korporasi

Entri judul dengan ketentuan:

1. Nama pengarang tidak jelas atau meragukan

2. Karya kolektif lebih dari 3 (tiga) orang atau karya editorial

3. Karya yang tidak masuk dalam kategori dari nama badan korporasi

4. Diterima sebagai kitab suci agama tertentu

I. Penentuan Titik Akses Pada Entri Tambahan

Tajuk entri tambahan adalah tajuk entri yang merupakan tambahan pada tajuk entri dalam suatu katalog. Pembuatan tajuk tambahan diperlukan karena diperkirakan pemakai akan melakukan penelusuran melalui judul, pengarang kedua dan seterusnya, atau tajuk lain. Yang bisa dijadikan tajuk entri tambahan adalah:

1. Nama orang ke-2 dan ke-3, jika suatu karya dikarang oleh 3 orang. Empat orang atau lebih, jika suatu karya dikarang oleh lebih dari 3 orang.

2. Nama Badang Korporasi, jika nama tersebut menonjol

3. Judul suatu karya, jika judul tersebut tidak dijadikan sebagai tajuk utama

4. Judul seri, jika karya-karya seri terpisah dari pengkatalogannya.

J. Tajuk

Orang yang terlibat dalam penulisan buku, bukan termasuk kategori pengarang, adalah penerjemah, editor (penyunting), penulis pendahuluan, pengumpul karangan, dan pemberi kata sambutan. Kepengarangan menentukan tajuk (heading). Tajuk adalah kata-kata pertama yang terdapat dalam entri katalog sebagai dasar penyusunan katalog.

Tajuk bisa nama pengarang pertama, judul, tajuk karya campuran (karya saduran), nama badan korporasi, dan nama pertemuan.

K. Judul Seragam

Penggunaan tajuk seragam dimaksudkan agar dalam katalog dapat terkumpul uraian utama karya-karya yang diterbitkan dalam berbagai bahasa atau badan dalam berbagai versi. Tajuk seragam diberlakukan untuk karya-karya klasik yang tidak dikenal pengarangnya, kitab suci dan karya peraturan perundang-undangan. Pencantuman judul seragam adalah optional, bukan wajib. Judul seragam ditentukan sebelum judul yang sebenarnya dan ditulis dalam kurung siku.

L. Reference (Rujukan)

Nama seseorang atau badan korporasi bisa dikenal dalam bentuk (nama) lain, maka perlu dibuatkan rujukan dari bentuk lain tersebut. Juga untuk subyek yang tidak digunakan kepada istilah yang digunakan, misalnya: Jeanne Bourgeois dengan nama samaran: Mistinguett:

Bourgeois, Jeanne See Mistinguett

M. Analisis

Analisis merupakan suatu proses menyiapkan cantuman bibliografi yang mendeskripsikan bagian atau bagian-bagian dari sebuah kesatuan yang luas:

1. Deskripsi bibliografi lengkap

2. Catatan isi

3. Entri tambahan

4. Deskripsi multi level (tingkatan). Tingkat pertama berkas (record) informasi berhubungan dengan bahan (item) secara keseluruhan, tingkat kedua atau ungkin seterusnya berkas informasi berhubungan dengan bagian dari suatu bagian.